Как контролировать звонки филиалов?

Направление ночных звонков дежурному сотруднику позволяет компании оставаться на связи после окончания рабочего дня. Такой сценарий подходит для технической поддержки, служб эксплуатации, медицинских организаций и других компаний, которым необходимо обрабатывать срочные обращения вне стандартного графика. Настроить переадресацию и расписание можно в виртуальной АТС, если провайдер поддерживает автоматическую маршрутизацию.

Что подготовить перед настройкой

Определите, кто будет принимать звонки ночью и какие обращения требуют немедленного ответа. Если дежурство организовано по сменам, заранее подготовьте список сотрудников и их телефонных номеров.

• Назначьте дежурного специалиста на каждый период работы.
• Укажите номер, на который необходимо переводить ночные вызовы.
• Настройте расписание автоматического включения ночного режима.
• Предусмотрите резервного сотрудника на случай занятости или отсутствия ответа.
• Подготовьте голосовое сообщение с инструкцией для клиентов, если дежурный недоступен.

Как настроить переадресацию на дежурного

Откройте настройки входящих звонков и выберите нужный номер. Создайте отдельный сценарий для ночного времени и назначьте дежурного получателем вызовов. Установите время ожидания ответа и укажите, что должна делать система, если сотрудник не поднимает трубку. Это может быть перевод на резервный номер, другая группа или голосовое сообщение — в зависимости от возможностей АТС.

Если дежурные меняются по графику, проверьте, можно ли автоматически переключать получателя по расписанию. В противном случае обновляйте настройки перед каждой сменой и контролируйте актуальность номера.

Как проверить ночной сценарий

Позвоните на рабочий номер в период действия ночного режима. Убедитесь, что вызов поступает дежурному, а при отсутствии ответа срабатывает резервный маршрут. Проверьте также переход от дневного расписания к ночному.

Регулярно анализируйте пропущенные вызовы и время ответа. Если используется интеграция телефонии с CRM, настройте фиксацию обращений, чтобы утром сотрудники могли обработать звонки, которые не удалось принять ночью.