Как найти запись нужного разговора?

Найти запись нужного разговора проще всего через историю вызовов в телефонии или CRM, если системы связаны между собой. Для поиска могут использоваться дата и время звонка, номер телефона, имя клиента, направление вызова или сотрудник, который общался с собеседником. Доступные фильтры зависят от возможностей конкретной платформы и настроек интеграции.

Как искать запись в истории звонков

Откройте журнал вызовов в личном кабинете IP-телефонии и задайте период, в который состоялся разговор. Если известен номер клиента, введите его в строку поиска. Когда система позволяет фильтровать звонки по сотрудникам или типу вызова, используйте эти параметры, чтобы сократить список результатов.

После того как найдете нужный вызов, проверьте дату, время, номер и продолжительность разговора. Затем откройте запись или нажмите на ссылку для прослушивания, если аудиофайл сохранен и у вашей учетной записи есть необходимые права. Если рядом со звонком нет записи, это не всегда означает, что вызов отсутствует в системе: возможно, аудиофайл не создавался или уже недоступен.

Поиск через CRM

При настроенной интеграции откройте карточку контакта, компании или сделки и перейдите к истории коммуникаций. Там может отображаться нужный звонок и ссылка на его запись. Если в CRM видна только информация о вызове, проверьте его в журнале телефонии: аудиофайл может храниться отдельно от карточки клиента.

• Если известно примерное время разговора, ограничьте поиск нужным периодом.

• Если клиент звонил с нескольких номеров, проверьте все известные номера телефона.

• Если звонок совершал конкретный менеджер, используйте фильтр по сотруднику, если он доступен.

Что делать, если запись не находится

Убедитесь, что выбран правильный период и нужный номер, а затем проверьте архив непосредственно в телефонии. Запись могла не сохраниться из-за настроек, истечения срока хранения или ограничений доступа. Если вызов есть в журнале, но аудиофайла нет, администратор системы или поддержка провайдера помогут проверить доступные сведения.

Для ускорения будущего поиска согласуйте единый порядок работы с записями и права доступа сотрудников. Поскольку аудиофайлы могут содержать конфиденциальную информацию, прослушивать их должны только уполномоченные пользователи в соответствии с правилами компании и применимыми требованиями законодательства.