Внимание: Запись приветствия!

Голосовое приветствие — аудиоматериал музыкального или информационного характера, который можно услышать, позвонив в компанию. Данная опция виртуальной АТС активно используется в call-центрах, системах автосекретарей, мини-АТС и т. д. При этом необходимо учитывать, что от того, насколько приятной на слух окажется информация или мелодия, будет зависеть лояльность позвонившего человека к компании.

Голосовое приветствие необходимо в первую очередь крупным компаниям для поддержания профессиональной репутации. В малом бизнесе подобная услуга способствует повышению имиджа и укреплению позиций среди конкурентов. В любом случае приветствие является залогом высокого качества обслуживания клиентов.

Современный человек привык к тому, что подробную информацию о товарах или услугах можно получить 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, вне зависимости от природных катаклизмов и красных дней календаря. Если он не получит ее у вас, значит он получит ее у компании-конкурента.

Проигрывание сообщения происходит при входящем звонке с последующей переадресацией абонента на нужный номер. Виртуальная АТС UIS позволяет настроить голосовое приветствие на любые клавиши вашего телефона.

После того, как клиент наберет номер компании, он прослушает голосовое приветствие, а затем, введя в тональном режиме определенные цифры телефона, выберет необходимое подразделение. Например, при обращении в банк голосовое приветствие может выглядеть следующим образом: «Здравствуйте! Вы обратились в компанию N. Для получения информации о текущих спецпредложениях нажмите 1, для связи с кредитным отделом нажмите 2, для связи с отделом по работе с клиентами нажмите 3...».

Так клиенты могут сразу обращаться к нужным специалистам, а не занимать линию в ожидании, пока секретарь переключит их на нужный отдел.

Некоторые руководители легкомысленно относятся к голосовым приветствиям, считая их всего лишь красивым способом поздороваться с клиентом или сгладить долгое молчание в телефонной трубке. Между тем, подключив данную услугу, можно не приобрести, а потерять потенциальных клиентов. Вот некоторые примеры ошибок:

1. «Благодарим Вас за ожидание», «приносим извинения за задержку». Подобные фразы многие звонящие люди воспринимают не как любезность, а как очередное напоминание о том, что они по-прежнему висят на линии в ожидании решения своей проблемы.
2. Нарушение баланса между дикторским голосом и фоновой музыкой. Слишком тихое или громкое звучание мелодии вызывает у клиента конфликт эмоций и отвлекает внимание.
3. Выбор мелодии. Поиск музыкального трека, который не станет дополнительным раздражающим фактором, является крайне сложной задачей. Самой большой ошибкой будет использование популярных мелодий. Как известно, о вкусах не спорят, поэтому песня, которая нравится вам, у целой группы звонящих людей может вызвать всплеск негативных эмоций.
4. Короткие сообщения. Необходимо помнить, что та информация, которая войдет в голосовое приветствие, во время звонка может повторяться несколько раз. Если фразы будут слишком короткие, то они будут звучать слишком часто и могут заставить потенциального клиента бросить трубку.
5. Слишком длинные сообщения. Попытка вместить в короткий промежуток времени большое количество информации может привести к фиаско. Человек, позвонивший в компанию, не сумеет вникнуть в ее смысл и клиентом не станет.

Не совершая подобных ошибок, вы можете сделать большой шаг на пути к увеличению продаж и повышению уровня лояльности клиентов.