Дорожная карта: что это такое

Дорожная карта (роадмап, от англ. roadmap) — это инструмент, который позволяет визуализировать стратегический план развития бренда, продукта или проекта. Как правило, такая дорожная карта включает в себя цели, планы по их достижению и ключевые этапы этого плана, отслеживаемые показатели, требования по необходимым для реализации плана ресурсам и имена исполнителей. Дорожная карта проекта работает как точка отсчета, помогающая всем вовлеченным командам понять пути развития и то, какой вклад они могут в это сделать.

Основное назначение такой карты — сделать планирование работы более четким, понятным и наглядным. В отличие от плана работ, предполагающего достаточно подробное описание каждого этапа и конкретных действий, в roadmapы (роадмапы) включаются только верхнеуровневые цели — например, «провести тестирование продукта», «разработать план маркетингового продвижения», «проанализировать обратную связь».

Речь идет не о тактике, а о стратегии, то есть о достаточно крупных элементах и этапах. Это позволяет увидеть полную картину проекта на дорожной карте и взаимосвязь между участвующими в его реализации командами, распределить обязанности между сотрудниками и понять, насколько реальная ситуация соответствует плану: есть ли смещение графика работ в ту или иную сторону, не упущены ли важные этапы.

Кроме того, дорожная карта проекта может стать отличным инструментом для того, чтобы представить его руководству, спонсорам, инвесторам и контрагентам, поскольку помогает быстро составить общее впечатление о его идеях и целях.

Если говорить кратко, то задачи этого инструмента можно сформулировать в четырех пунктах:

• Планирование и согласованность действий. Дорожные карты упрощают внутренние процессы и дают четкую возможность согласовать действия, необходимые для выполнения стратегических целей компании.
• Более качественная коммуникация. Создание roapmap улучшает коммуникацию между командами и отделами, формируя постоянное обсуждение общей стратегии и целей.
• Визуальное представление плана действий. Как правило, дорожные карты позволяют с одного взгляда увидеть задачи, дедлайны, проекты и инициативы, действующие в компании.
• Устранение границ между подразделениями. Этот инструмент важен для интеграции отдельных команд (например, IT и маркетологов) в работу над бизнес-стратегией организации.

Надежная и недорогая связь также оказывает большое влияние на связь между подразделениями. Особенно IP телефония пригодится, когда у вас работают удаленщики или есть несколько офисов в разных регионах.

В зависимости от целей использования можно выделить два основных типа:

• Внутренняя карта. Она создается для внутреннего использования: сотрудники компании из разных отделов могут пользоваться ею, чтобы лучше понять особенности и детали проекта, цели бренда и преимущества для клиентов. Такая дорожная карта дает вовлеченным в работу командам представление об этапах работы над проектом и помогает лучше понять, насколько они продвинулись в работе. Как правило, доступ к этому инструменту имеют только определенные отделы.
• Внешняя карта. Ее создают, чтобы представить преимущества руководителям, клиентам, деловым партнерам, представителям СМИ и аналитикам. Такая дорожная карта, как правило, не включает в себя детальную информацию о проекте, а делает фокус на тех преимуществах, которые он может принести.

Кроме того, карты могут отличаться и тем, ради каких целей их создают. Вот лишь несколько примеров:

• Стратегическая дорожная карта. В ней сформулированы инициативы, которые компания должна развивать для достижения определенных целей. Такая дорожная карта необходима, чтобы создать план развития компании в краткосрочной и среднесрочной перспективе, а также чтобы дать сотрудникам нужную информацию и представление о том, как их работа может повлиять на общую бизнес-стратегию организации.
• Дорожная карта нового запуска. В ней описываются процессы и действия, которые необходимо предпринять для запуска нового продукта. В такой дорожной карте, как правило, указываются задачи, ответственные лица и их обязанности. С ее помощью команды маркетологов, продаж и поддержки могут синхронизировать свои усилия и работать над общей целью, полностью представляя себе, что это такое.
• Дорожная карта продукта. Дает четкое понимание того, как планируется развивать продукт, какие дополнения будут внесены и какие ресурсы для этого необходимы.

Когда мы запускали обновление сервиса сквозной аналитики, мы также пользовались дорожными картами проекта, что помогло нам постоянно быть в курсе событий у других отделов и не отставать от общего графика.

Дорожные карты также можно разделить по типу структуры:

• с привязкой ко времени (указываются периоды реализации задач);
• без привязки ко времени (применяется, если невозможно точно определить временные рамки);
• гибридные (подходят для часто обновляемых карт, когда дедлайны часто меняются). В этом случае задачи можно привязывать не к конкретной дате, а, например, к месяцу, или распределять их по принципу «срочно», «в ближайшее время», «в будущем».

Элементы roadmap во многом зависят от ее задач, но ключевые пункты, необходимые в каждом случае, остаются неизменными. Среди них:

• Корреляция с общей стратегией компании — почему и как представленные в карте темы и инициативы согласуются с высокоуровневыми целями бизнеса и его стратегией.
• Ресурсы — как планируется достигать целей, какая информация и ресурсы для этого необходимы.
• Сроки — когда начинаются и заканчиваются основные этапы (эти дедлайны можно сдвигать по мере выполнения представленных в инструменте подзадач).
• Связи между командами: каких сотрудников или отделы необходимо назначить ответственными и почему. Здесь могут указываться имена руководителей, которые впоследствии распределяют задачи между подчиненными.

Чтобы создать максимально точную и подробную дорожную карту, четко описывающую проект, нужно начать с анализа текущей позиции компании/продукта и ответа на вопрос «Как то, что вы делаете сейчас, приближает вас к реализации ключевых бизнес-целей?». Roadmapы определяют направление движения, которое зависит от множества факторов. Приоритетность этих факторов зависит от того результата, к которому необходимо прийти, так что прежде всего нужно понять, что именно требуется сделать: увеличить прибыль, расширить охват рынка, удержать текущих клиентов и улучшить продукт.

Если темы и задачи, сформулированные в roadmapах, приближают компанию к реализации стратегических целей, отлично. Если предварительная оценка действий в рамках описываемого дорожной картой проекта или продукта не соответствует этим целям, нужно скорректировать подход.

Затем необходимо точно определить, какой результат планируется получить. Для этого нужно:

• определить, какими ресурсами вы располагаете (сотрудники, финансы, инструменты и т. д.) и как их распределить;
• как вы планируете измерять результаты, на какие показатели вы будете ориентироваться;
• как вы будете отслеживать прогресс.

Составьте список тем и задач, которые должны появиться в карте, объедините их в несколько блоков (например, «Производство», «Маркетинг», «Финансы», «Продвижение») и распределите их по приоритету. Самые важные цели лучше ставить в начало временной шкалы, чтобы даже в случае задержки с их реализацией общие сроки не пострадали.

Выберите структуру и формат, в котором будете оформлять дорожную карту своего проекта, и продумайте визуализацию. Избегайте большого количества деталей — базовая информация должна «считываться» моментально.

Определите, как часто вы будете оценивать актуальность roadmapов. Как правило, это зависит от сроков: для квартального проекта переоценку можно проводить раз в две недели или раз в месяц, для проекта продолжительностью в пару лет — раз в месяц или даже раз в квартал.

Excel и Google Таблицы

Один из самых доступных форматов: здесь можно отразить структуру и основные этапы планирования, сроки их реализации и ответственных лиц. Предпочтительнее работать с файлами, размещенными в общем доступе или в облаке — в этом случае изменения автоматически становятся видны всем заинтересованным людям.

Варианты оформления зависят от целей и задач дорожной карты, но одним из самых распространенных в работе над проектами является диаграмма Ганта. В левом столбце такой диаграммы представлены этапы, задачи и подзадачи, а в правом указываются временные периоды. Преимущество этого подхода состоит в возможности наглядно увидеть пересечения задач и при необходимости скорректировать сроки — например, если на один период времени выпадает слишком много действий.

Презентации Power Point, Google Slides или Keynote

Формат презентации позволяет создать более привлекательную карту с точки зрения визуализации, однако делать это придется в основном вручную. Также для составления дорожной карты можно воспользоваться одним из готовых шаблонов, доступных в интернете.

Kanban-доска

Методика управления проектами, активно используемая в различных платформах Agile, может применяться и для создания визуально интересных и удобных в пользовании roadmapов. Преимущество этого инструмента в возможности оперативно редактировать информацию, содержащуюся в элементах карты, и открывать к ней доступ в зависимости от роли пользователя: редактор, исполнитель, читатель.

Отдельно про методологию Agile у нас написано в отдельной статье.

Специализированные сервисы

GanttPro

Русскоязычная платформа, предоставляющая возможность составлять диаграммы Ганта с нуля или на основе уже готовых шаблонов. Удобное выстраивание дорожных карт с учетом иерархических связей, возможность управлять портфелем проектов, контролировать бюджеты и сроки. Тестовый период (15 дней) бесплатный, далее стоимость минимального тарифного плана — $7,99 в месяц.

Roadmunk

Англоязычная платформа с множеством готовых шаблонов для таймлайнов, планов и маркетинговых стратегий. Позволяет выстроить дорожную карту как по срокам, так и по задачам проекта, а при необходимости быстро составить разные варианты для различных аудиторий из одного набора данных. Кроме того, сервис поддерживает экспорт в популярные форматы URL, PNG и HTML.

Каким бы инструментом вы ни пользовались при создании дорожной карты, помните о трех ключевых принципах:

• простота: излишняя детализация мешает дорожной карте быть эффективной;
• визуализация: расставьте блоки так, чтобы они легко воспринимались. При необходимости нарисуйте взаимосвязи;
• доступность: любой человек, вовлеченный в работу или имеющий соответствующие полномочия (например, руководитель смежного подразделения), должен иметь доступ к текущей версии дорожной карты.