Как на рынке недвижимости систематизировать отчетность по заявкам и работе менеджеров по продажам?

Недвижимость — одна из самых конкурентных отраслей на рынке. Компаниям, работающим на рынке недвижимости, необходимо постоянно контролировать и улучшать коммерческие показатели, оптимизировать расходы на маркетинг и повышать его эффективность. Вот какой пример решения этих задач предложило рекламное агентство Sol.digital.

Заказчиком выступило агентство недвижимости, которому требовалось систематизировать информацию о поступающих звонках по аренде жилья и работе менеджеров отдела продаж. Для достижения этой цели было решено разработать 4 отчета:

1. Отчет об эффективности рекламных каналов для маркетингового отдела.
2. Отчет о выполнении плана по KPI на месяц для отдела продаж.
3. Отчет, содержащий KPI для руководителя отдела продаж.
4. Отчет об ошибках менеджеров при работе с CRM.

Для построения отчетов использовали данные:

• по сделкам из amoCRM;
• по входящим обращениям из нескольких рекламных источников, которые отслеживались при помощи коллтрекинга от UIS/CoMagic.

Их выгружали при помощи сервиса myBI Connect, который позволяет передать информацию в аналитическую базу данных для дальнейшего превращения в конечные отчеты.

Чтобы не допустить искажения полученных данных перед их выгрузкой из CoMagic, были тщательно проверены настройки аккаунтов клиента (amoCRM и CoMagic).

Проверку проводили по заданному чек-листу. Приведем его основные пункты:

• каждому рекламному каналу присвоен только один телефонный номер;
• всем источникам присвоены уникальные ID и название;
• звонки корректно распределяются по операторам и времени работы;
• данные между CoMagic и amoCRM корректно синхронизируются;
• данные по звонкам из CoMagic передаются в amoCRM в режиме реального времени и в полном объеме.

После проверки настроек специалисты агентства приступили к выгрузке данных с помощью myBI Connect. Затем перешли к работе с данными в Power BI, а именно к созданию модели данных, расчету требуемых показателей и непосредственно к визуализациям.

Следующий важный шаг — проверка данных. Их тщательно сопоставили с цифрами из amoCRM и CoMagic, чтобы достичь полного совпадения. Когда этого удалось добиться, начали финальное оформление отчета под нужды агентства недвижимости.

Было создано 4 отчета:

1. Основные показатели эффективности источников входящих заявок на основании данных из CoMagic и amoCRM

Отчет позволил проанализировать отдачу рекламных источников, а также отфильтровать сделки по определенным категориям, воронкам или меткам.

Решили не использовать myBI Connect для автоматического подтягивания затрат на онлайн-рекламу, хотя это и возможно. Чтобы быстрее реализовать проект и снизить его стоимость, расходы по рекламным площадкам передавались из таблиц Google Sheets, которые заполнял сам заказчик.

Чтобы сделать статистические данные понятнее, добавили отчет с несколькими визуализациями:

• количество звонков с каждого рекламного канала в динамике;
• количество продаж с каждого рекламного источника;
• показатель ROI по каждому рекламному каналу.

2. Выполнение менеджерами по продажам плана по KPI

В офисе компании на больших экранах транслируются данные по выполнению сотрудниками отдела продаж показателей KPI. Это создает эффект соревнования, который стимулирует менеджеров увеличить производительность и подтянуть показатели.

3. Сводный отчет для руководителя отдела продаж

В данном отчете отражены наиболее значимые для руководителя метрики — выполнение KPI за месяц. На графиках он видит информацию по сумме сделок и среднему чеку за каждый день.

4. Отчет по ошибкам менеджеров при работе с amoCRM

Даже с учетом автоматизации большинства рабочих процессов человеческий фактор никто не отменял. И самый опытный менеджер совершает ошибки. Данный отчет предназначен для отображения неточностей, допущенных при работе с amoCRM.

Они подсвечиваются красным цветом, обращая внимание менеджера на наличие ошибок в карточке клиента. Перейдя по активной ссылке, сотрудник может внести нужные правки. Это помогает навести порядок в CRM и предоставить сотрудникам и руководителю отдела продаж точную информацию по сделкам.

Сводные данные по допущенным ошибкам каждого сотрудника и их распределение по типам отражены в верхней части отчета.

В планах агентства недвижимости использование отчетности Power BI во всех сферах деятельности компании. Созданные отчеты стали отправной точкой на этом пути. Они позволили систематизировать входящие обращения, понять, какая их часть приводит к совершению сделки. За счет определения эффективных каналов продвижения агентство оптимизировало рекламный бюджет. А при помощи соревновательной системы, внедренной в отделе продаж, удалось повысить личную продуктивность каждого менеджера.