Корпоративный мессенджер

В статье рассмотрим необходимые функции, которыми должен обладать корпоративный мессенджер, и приведем топ российских мессенджеров для крупных корпораций и небольших команд.

Сегодня сложно представить команду, в которой сотрудники не пользовались бы электронной почтой, рабочими переписками и видеозвонками. Прогресс дошел до того, что нам не обязательно идти на другой этаж и встречаться с людьми, чтобы передать документы, а недавняя пандемия вообще рассадила всех по домам и приучила работать удаленно. Хорошо, что технологии быстро адаптируются под условия. Бизнесу (да и не только) остается ухватиться за них и использовать себе во благо.

Мессенджер не только в личной жизни, но для работы используется буквально с момента своего появления. Он облегчает людям задачу, позволяя общаться, решать проблемы, искать ответы на расстоянии. Различают корпоративный (рабочий) и публичный (личный) мессенджер. Мы остановимся на корпоративных.

Корпоративный мессенджер — это программа или приложение, которые дают возможность сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями друг с другом. Мессенждеры подстраивались под нужды общества и теперь обеспечивают не только общение, но и передачу файлов, материалов, голосовых сообщений, аудио- и видеозвонки, а также приобрели много других достоинств.

Сегодня в мире существует огромное количество разных платформ для коммуникации. По два-три точно есть у каждого в смартфоне (What’s up, например, или Telegram), но не все они подходят под требования бизнеса.

Что требуется от корпоративного мессенджера?

Для того, чтобы приложение успешно использовалось корпорацией, оно должно обладать следующими функциями:

1. Личный и корпоративный (групповой) чат с возможностью общаться в тредах (отдельных ветках обсуждений под конкретным сообщением) для обмена сообщениями между сотрудниками.
2. Обмен файлами и документами, в том числе с возможностью комментирования и редактирования. Здесь важна способность платформы передавать тяжелые файлы разного формата.
3. Видео- и аудиозвонки для коммуникации между сотрудниками и проведения онлайн-встреч.
4. Интеграция с другими корпоративными приложениями, такими как системы управления проектами, CRM-системы.
5. Опросы и голосования для принятия коллективных решений.
6. Управление задачами и проектами, включая возможность создания задач, установки сроков выполнения и отслеживания прогресса, наличие канбан-досок (визуализированных интерактивных карточек, на которых показана информация о выполнении задачи).
7. Создание и поддержка виртуальных команд для работы над конкретными проектами или задачами. Особенно актуально для компаний, чьи офисы расположены в разных городах.
8. Аналитика использования приложения и интеграция с системами управления персоналом для отслеживания активности работников и оценки эффективности коммуникации.
9. Защита данных и конфиденциальности информации, включая возможность управления доступом к сообщениям и файлам.

Наиболее популярные приложения, обеспечивающие рабочий чат для сотрудников компании, сейчас просто не работают на территории России или довольно трудно оплатить подписку на них. Однако российские разработчики не потерялись и создали или апгрейдили свои программы, которыми теперь удобно пользоваться: их реально оплатить и получить услуги техподдержки.

В топ отечественных решений можно включить такие:

Tada.team (task messenger)

Достоинства:

• есть возможность создать и личный, и корпоративный чат, организовать видеозвонки, подключены календарь встреч и выполнения задач, канбан-доски, боты;
• можно создать задачу прямо из сообщений;
• понятный интерфейс, похож на популярный зарубежный Slack;
• есть интеграции с некоторыми сервисами (Grafana, Sentry, Bitbucket) и календарями Google, Яндекс и iCalendar, но можно интегрировать самостоятельно, создав API- ключ;
• есть возможность установки на своем сервере;
• TLS-шифрование обеспечивает безопасность данных.

Пользователи жаловались, что:

• нет тредов и сложно найти необходимую информацию в переписке;
• не обозначаются статусы работников.

Есть веб-версия, мобильные приложения под Android и iOS, а также приложения для операционных систем Windows, macOS и Linux. Доступны облачная и коробочная версии.

Стоимость: бесплатный сервис для команды до 5 человек, если нужен только рабочий чат для сотрудников и некоторые базовые функции. Дополнительные опции надо подключать платно (от 200 рублей в месяц). Информация о цене предоставляется по запросу, но есть демо-версия, которую можно попробовать без потерь.

Платформа внесена в реестр российского ПО и подходит для крупных и небольших команд.

Vk Teams

Достоинства:

• есть все основные функции: корпоративный и личный чат, звонки, календарь, постановки задач, чат-боты;
• неограниченные по времени видеозвонки;
• проведение больших видеовстреч: возможность подключить до 100 человек к одной конференции;
• на видеоконференцию можно приглашать гостей (партнеров или клиентов), отправляя ссылку;
• есть треды (в коробочной версии);
• возможна интеграция с сервисами каталогов пользователей и другими системами;
• есть небольшие сервисы для HR и бухгалтеров;
• можно контролировать доступ и управлять групповыми чатами.

Пользователи отметили, что:

• мобильное приложение медленно работает и есть затруднения при регистрации на сайте, так как мессенджер идет в дополнение к сервису VK WorkSpace;
• коробочная версия для размещения на своем сервере доступна только при подключении 1000 человек и больше;
• некоторые функции есть только в коробочной версии, а она доступна не каждой компании (см. предыдущий пункт).

Стоимость зависит от количества пользователей, которых нужно подключить. Для примера: до 30 работников — 1590 рублей в месяц; до 300 — 4990 рублей в месяц. При установке программы на своем сервере техподдержка будет доступна за 6000 рублей в год за подключенного работника. Есть демо-версия.

Работает на всех популярных операционных системах, есть веб-интерфейс и облачная версия.

Приложение включено в реестр отечественного ПО. Не только бизнес, но и госструктуры используют этот мессенджер.

Dialog

Достоинства:

• доступны основные функции на всех тарифах, но Базовый тариф не поддерживает аудио- и видеозвонки;
• возможна интеграция с некоторыми сервисами и системами, включая систему безопасности;
• видеозвонки поддерживают подключение 100 пользователей; можно пригласить на видеоколл гостя;
• есть возможность установки на своем сервере или стороннем частном облаке.

Пользователи нашли такие минусы платформы:

• нет тредов и сложно найти интересующую информацию в переписках;
• есть сложности с регистрацией;
• функционал для работы в команде довольно небольшой;
• нет возможности управлять групповыми чатами.

Стоимость зависит от выбранного тарифа: Базовый — от 1400 рублей в год за лицензию, Корпоративный — от 2400 рублей в год за лицензию. Мессенджер можно приобрести по тарифу для учебных заведений, которому доступны все базовые функции и аудио- и видеозвонки.

Есть мобильные и десктопные приложения для всех популярных операционных систем, а также веб-интерфейс. Есть облачная и коробочная версии.

Сервис, входящий в экосистему Сбера, создан для крупных корпораций, но и небольшим командам платформа вполне подойдет.

eXpress

Достоинства:

• есть личный и рабочий групповой чат, каналы для публикации информации, почтовые сообщения, треды и теги, что упрощает пользователям поиск нужной информации, чат-боты;
• доступны аудио- и видеозвонки, причем в ВКС (видеоконференцсвязь) могут принимать участие больше 120 человек, включая гостей (людей, не являющихся сотрудниками компании);
• есть стикеры и можно оставлять реакции на сообщения, видны статусы пользователей;
• можно редактировать изображения перед отправкой и не обязательно скачивать файлы, чтобы их посмотреть: просмотр доступен прямо в приложении. Все медиафайлы можно найти в специальной вкладке, где они расположены в хронологическом порядке;
• есть режим конфиденциальности, в котором можно настроить автоматическое удаление сообщений;
• можно самостоятельно настроить дополнительное шифрование сообщений для усиления безопасности;
• по запросу можно подключить поддержку квалифицированной электронной подписи;
• возможна интеграция с системами заказчика.

Минусы платформы:

• некоторый функционал находится на стадии разработки, но его обещают внедрить в следующей версии программы (эту информацию можно увидеть на сайте);
• сложное внедрение в инфраструктуру организации.

Отечественный мессенджер, славящийся своей мегабезопасностью, поэтому подходит для госсектора, банков и компаний, которым очень важна защищенность информации.

Есть веб-версия и приложения для ПК и смартфона. Есть облачная версия, но возможна установка и на своем сервере.

Стоимость: стандартный тариф — 250 рублей за пользователя в месяц при оплате за год, но для того, чтобы сервис отвечал запросам организации, лучше пойти на индивидуальные условия и разработать функционал, подходящий для нужд заказчика.

Compass

Достоинства:

• сервис обладает всеми необходимыми функциями: есть личные чаты, можно создать общий рабочий чат, есть чат-боты, треды, аудио- и видеозвонки, голосовые сообщения, календарь и т. д.;
• можно интегрировать с другими системами;
• легко внедряется в инфраструктуру заказчика;
• можно отследить активность пользователей для анализа вовлеченности в процесс;
• приложение для смартфона работает быстро;
• можно управлять доступами работников к функционалу сервиса;
• платформа имеет интуитивно понятный интерфейс.

Пользователям не понравилось, что:

• есть проблемы с загрузкой изображений (невозможно одним разом загрузить несколько изображений в нужном порядке, приходится загружать отдельно);
• нет возможности архивации переписок и сообщений;
• групповые звонки и конференц-коллы на большое количество пользователей находятся на стадии разработки.

Сервис постоянно развивается и меняется к лучшему. Судя по отзывам пользователи используют Compass как чат для малого и среднего бизнеса, но он вполне подходит и крупным корпорациям.

Стоимость зависит от тарифа. Мессенджер с полным функционалом абсолютно бесплатен для компании до 10 человек — и в этом его большое достоинство. Оплата сервиса проходит не за каждого подключенного сотрудника, а пакетом по общему количеству пользователей: 20 человек — от 590 рублей в месяц, 50 — от 2360 рублей в месяц, 100 — от 5310 рублей в месяц.

Среди популярных отечественных корпоративных мессенджеров стоит отметить сервисы «Пачка», Amo-мессенджер, TrueConf, Samoware, Postlink.

До того как появились проблемы с оплатой программного обеспечения зарубежных разработчиков, российские организации пользовались такими мессенджерами:

1. Microsoft Teams — сервис для коммуникации и совместной работы, интегрированный с офисными приложениями Microsoft.
2. Slack — приложение с широкими возможностями интеграции с другими приложениями и сервисами.
3. Cisco Webex Teams — сервис для коммуникации, включающий возможность проведения видео- и аудиозвонков.
4. Workplace by Facebook* — приложение, интегрированное с социальной сетью Facebook (*заблокировано на территории РФ и принадлежит запрещенной в России организации).
5. Mattermost — открытая платформа для коммуникации, обеспечивающая высокий уровень безопасности и защиты данных.

Плюсы корпоративных мессенджеров:

1. Удобство и быстрота общения: они позволяют коллегам быстро обмениваться информацией, задавать вопросы и получать ответы без необходимости звонить или отправлять электронные письма.

2. Возможность создания групповых чатов: сотрудники могут создать корпоративный чат для обсуждения проектов, обмена идеями или решения проблем. Рабочий чат, удобное общение работников важны для бизнеса.

3. Архивация сообщений: все сообщения сохраняются и архивируются, что позволяет пользователям легко находить необходимую информацию в будущем.

4. Интеграция с другими инструментами: многие приложения позволяют интегрироваться с другими инструментами, такими как электронная почта, календари и проектные системы.

Минусы корпоративных мессенджеров:

1. Опасность потери конфиденциальной информации: при неправильном использовании приложений сотрудники могут случайно или намеренно раскрыть конфиденциальные данные.

2. Отвлекающий фактор: постоянные уведомления о новых сообщениях могут отвлекать сотрудников от работы.

3. Зависимость от интернет-соединения (для облачных версий): необходимо постоянное доступное интернет-соединение, что может быть проблематично в некоторых местах.

4. Ограниченные возможности безопасности: не все мессенджеры обеспечивают высокий уровень защиты данных, что может быть проблемой для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.

Выбирая мессенджер, подходящий для команды и бизнеса, стоит убедиться в том, что:

1. Данные защищены: выбранный сервис обеспечивает высокий уровень защиты данных и конфиденциальности.

2. Можно интегрировать с другими инструментами: у каких программ и приложений есть возможность интеграции с выбранным мессенджером, чтобы обеспечить более эффективное взаимодействие и работу.

3. Есть возможность администрирования: выбранный мессенджер предоставляет возможности администрирования (управление пользователями, настройка прав доступа и контроль безопасности).

4. Обеспечены доступность и поддержка: разработчик предлагает надежную поддержку и доступность, чтобы минимизировать возможные проблемы в работе.

5. Удобство использования: интерфейс и функциональность мессенджера отвечают требованиям компании и он будет удобен для использования сотрудниками.

Отдельно стоит упомянуть Рабочее Место Оператора от UIS, которое предназначено не для внутрикорпоративного общения, а для профессиональной обработки ОМНИканальных коммуникаций с клиентами в едином интерфейсе (в том числе чат на корпоративном сайте, мессенджеры и голосовые звонки). РМО подключается к сквозной аналитике и CRM системам, что позволяет повысить эффективность ведения продаж и маркетинга.