Системы управления бизнес-процессами BPM

Современный бизнес требует скорости, точности и прозрачности в выполнении операций, чего нельзя достичь без системного подхода к управлению бизнес-процессами. BPM-система в бизнесе — это инструмент, обеспечивающий данный подход. В статье рассказываем, что такое BPM-системы, какие задачи они решают, как правильно внедрить такую систему.

BPM — это Business Process Management, в переводе с англ. «управление бизнес-процессами». BPM-система (BPMS) — это программное решение для управления бизнес-процессами организации. BPM как управленческая концепция ставит во главу угла не объекты, ресурсы и результаты, а бизнес-процессы — это отличает ее от функциональной концепции управления.

Основные задачи корпоративных BPM-систем — автоматизация, оптимизация и контроль ваших бизнес-процессов. Системы автоматического управления бизнес-процессами позволяют визуализировать существующие процессы, выявлять в них узкие места и перестраивать ради максимальной производительности.

BPM-система обеспечивает сквозную прозрачность операционной деятельности, предоставляя руководителям аналитические данные в режиме реального времени, это дает возможность принимать решения на основе объективных показателей.

Современные системы автоматического управления бизнес-процессами интегрируются с другими корпоративными системами. Также они поддерживают визуальное моделирование процессов, автоматизированное распределение задач между сотрудниками, отслеживание соблюдения регламентов и создание отчетов. Ввод в эксплуатацию BPM-систем способствует повышению операционной эффективности, сокращению временных затрат на выполнение задач и улучшению качества клиентского сервиса.

В России используются популярные корпоративные системы автоматического управления бизнес-процессами: ELMA365, Directum RX, Comindware Business Application Platform 4, «Первая форма», Visary BPM, Битрикс24 и др.

Рассказ про BPM-системы мы начнем с примера — так проще понять, что это. Типичный пример бизнес-процесса, который автоматизируется благодаря этой технологии — оформление очередного отпуска.

Процедура инициируется подачей сотрудником заявления через веб-форму с указанием желаемых дат отпуска. Система автоматически проверяет доступный отпускной баланс, отсутствие пересечений с уже запланированными отпусками коллег и соответствие корпоративным правилам планирования. Если есть конфликты, сотрудник получает уведомление с предложением альтернативных дат.

Заявление направляется непосредственному руководителю для согласования. BPMS отслеживает соблюдение регламентных сроков рассмотрения и автоматически отправляет напоминания при приближении дедлайнов. В случае одобрения документы передаются в кадровую службу для финального утверждения и внесения записи в учетные системы.

Система автоматически обновляет корпоративный календарь, уведомляет коллег о планируемом отсутствии сотрудника и интегрируется с расчетной системой для корректного начисления отпускных.

Важно не путать BPM-системы с другими популярными IT-решениями для бизнеса — CRM и ERP.

CRM-системы концентрируются на взаимоотношениях с клиентами. Их основная функциональность включает ведение клиентской базы, отслеживание истории взаимодействий, продаж и маркетинговых кампаний. CRM работает с данными о клиентах, сделках, контактах и коммуникациях. Интеграция CRM с облачной бизнес-телефонией позволяет сделать коммуникации менеджеров с клиентами автоматизированными и персонализированными. У провайдера телефонии UIS есть тарифы для разных типов бизнеса.

ERP-системы — решения для управления ресурсами предприятия. Они объединяют различные функциональные модули — финансы, склад, производство, закупки, кадры. ERP обеспечивает планирование и учет всех ресурсов компании.

Что же такое платформа BPM и в чем ее отличие от вышеназванных сервисов? BPM-система фокусируются на управлении бизнес-процессами как таковыми и их оптимизации, ее основная задача — это управление рабочими процессами, автоматизация последовательности действий и контроль выполнения регламентов бизнес-процессов. BPM-платформа не привязана к конкретной функциональной области и может охватывать любые процедуры в бизнесе — от кадрового документооборота до руководства проектами.

Система автоматического управления бизнес-процессами решает широкий спектр задач, направленных на комплексное улучшение операционной деятельности.

Создание прозрачной карты всех бизнес-процессов

BPM — это помощник, который позволяет детально проанализировать все бизнес-процессы, каждый этап работы, от инициации до получения конечного результата. Выявляются скрытые взаимосвязи между различными подразделениями и функциями.

Функциональность аналитики

BPM — это инструмент руководителя, благодаря которому все бизнес-процессы получают детальные метрики. Можно отслеживать KPI в режиме реального времени и выявлять тенденции, требующие управленческого вмешательства.

Автоматизация рутинных операций

BPM-система берет на себя выполнение повторяющихся задач, это касается как простых операций по передаче документов, так и сложных многоэтапных процедур согласования и утверждения.

Стандартизированные процессы

Система управления бизнес-процессами обеспечивает единообразное выполнение операций независимо от того, кто их осуществляет. Создается четкий алгоритм действий, который исключает субъективность и человеческий фактор.

Отслеживание соблюдения временных рамок и регламентов

У систем управления бизнес-процессами есть встроенные механизмы мониторинга. Технология отслеживает прохождение каждой задачи, сигнализирует о возможных задержках и автоматически перенаправляет работы при необходимости.

Оптимизация ресурсов

Система автоматического управления бизнес-процессами анализирует текущую загруженность персонала, приоритетность задач и доступные компетенции, направляя работу туда, где она может быть выполнена наиболее эффективно.

Преимущества от внедрения корпоративной системы управления бизнес-процессами проявляются как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Повышение скорости выполнения процессов

Автоматизация рутинных операций и исключение ручных этапов согласования сокращают время выполнения процессов. Благодаря такой оптимизации сотрудники перестают тратить время на поиск информации, ожидание решений и дублирование действий.

Снижение количества ошибок

Достигается за счет стандартизации процедур и встроенных механизмов валидации. При наличии данной технологии автоматически проверяются корректность введенных данных, соответствие установленным правилам и полнота заполнения необходимых полей.

Улучшение качества клиентского сервиса

Система автоматического управления бизнес-процессами ускоряет обработку запросов, повышает предсказуемость результатов. Следовательно, клиенты получают более быстрые ответы, точную информацию о статусе своих обращений и гарантированное соблюдение установленных сроков.

Упрощение процедур аудита и контроля

BPM-cистемы фиксируют каждое действие, сохраняют историю изменений и обеспечивают полную трассируемость процессов, что значительно упрощает как внутренние, так и внешние проверки.

Архитектура систем управления бизнес-процессами строится вокруг трех ключевых составляющих, которые обеспечивают полный жизненный цикл процессов — от их проектирования до отслеживания и оптимизации.

Конструктор для визуального моделирования

BPM — это в первую очередь конструктор, благодаря которому бизнес-процессы поддаются понятному визуальному проектированию без необходимости программирования. Для работы конструктора используется графический интерфейс, позволяющий бизнес-аналитикам и менеджерам самостоятельно создавать модели процессов.

Современные конструкторы поддерживают международные стандарты моделирования, такие как BPMN 2.0, что обеспечивает универсальность создаваемых диаграмм и возможность их понимания специалистами различных компаний. Инструмент предоставляет богатую библиотеку графических элементов — задачи, события, шлюзы, пулы и дорожки, которые позволяют детально описать любой бизнес-процесс.

Конструктор обеспечивает многоуровневое моделирование, позволяя создавать как высокоуровневые модели для стратегического планирования, так и детализированные процессы с указанием конкретных исполнителей, временных рамок и бизнес-правил. Встроенные механизмы валидации автоматически проверяют корректность создаваемых моделей, выявляя логические ошибки и несоответствия стандартам.

Модули управления бизнес-процессами

Эти модули — исполнительное ядро BPM-систем, которое осуществляет управление бизнес-процессами вашей организации. Центральный элемент — workflow-движок, который интерпретирует созданные модели процессов и управляет их выполнением в реальном времени.

Рабочие задания автоматически распределяются между участниками процесса в соответствии с заданными правилами и приоритетами. Механизм маршрутизации определяет последовательность выполнения операций, обрабатывает условные переходы и управляет параллельными ветвями процесса.

Пользователям предоставляются интерфейсы для ввода данных, просмотра информации и принятия решений на каждом этапе процесса. Формы могут быть адаптированы под конкретные роли участников и автоматически настраиваться в зависимости от контекста выполняемой задачи.

Система уведомлений обеспечивает информирование участников о новых задачах, приближении дедлайнов и критических событиях через электронную почту, мессенджеры, мобильные уведомления. Механизм эскалации автоматически передает просроченные задачи вышестоящим руководителям или альтернативным исполнителям. Система управления исключениями обрабатывает нестандартные ситуации.

Аналитические модули

Еще одна важная возможность BPM-систем — демонстрация всесторонней картины эффективности бизнес-процессов через сбор, обработку и визуализацию операционных данных.

Автоматически фиксируются показатели — время выполнения задач, количество итераций, загруженность участников, частота возникновения исключений. Генерируются различные типы аналитических документов — от оперативных сводок до стратегических обзоров эффективности. Предустановленные шаблоны отчетов покрывают наиболее востребованные аналитические сценарии, а конструктор отчетов позволяет создавать кастомизированные аналитические формы. Руководители получают интерактивные панели для менеджмента с демонстрацией показателей эффективности в режиме реального времени. Графики, диаграммы и индикаторы состояния дают возможность быстро оценить текущую ситуацию и выявить проблемные области.

Выбор из BPM-систем подходящей именно вам требует комплексной оценки функциональности и технических характеристик:

• Инструменты моделирования: система должна предоставлять интуитивно понятные инструменты визуального моделирования.
• Гибкость настройки: важна простота кастомизации интерфейсов, форм и бизнес-правил. Административная панель должна обеспечивать управление пользователями, правами доступа и системными параметрами через веб-интерфейс.
• Организационная структура: платформа должна поддерживать сложные организационные иерархии, ролевые модели и матричные структуры менеджмента. Должна быть возможность делегирования полномочий и замещения сотрудников.
• Готовые решения: обращайте внимание на наличие библиотеки преднастроенных шаблонов типовых бизнес-процессов.
• Пользовательский опыт: хорошие BPM-системы поддерживают различные типы задач взаимодействия между участниками процесса и обеспечивают удобный интерфейс для пользователей.
• Мониторинг: нужны инструменты отслеживания выполнения бизнес-процессов в реальном времени. Должны быть автоматические уведомления об отклонениях от нормативных показателей.
• Оперативное управление: желательно наличие возможности корректировки активных процессов и заданий без остановки BPM-системы.
• Техническая архитектура: современная масштабируемая архитектура BPM-системы должна обеспечивать высокую производительность и способность обрабатывать большие объемы сложных, длительных и динамически изменяющихся процессов.
• Самостоятельное развитие: у BPM-системы должны быть встроенные инструменты конфигурирования, позволяющие самостоятельно модифицировать процессы с минимальной зависимостью от IT-специалистов.

Советуем по возможности запросить у вендора демонстрацию пробной версии продукта.

Внедрение BPM-системы требует пройти несколько этапов, прежде чем ввести продукт в эксплуатацию:

• Подготовительный этап: начинается с анализа существующих бизнес-процессов и выбора приоритетных областей, которые нужно сделать автоматизированными. Команда проекта детально описывает алгоритмы выбранных процессов, выявляет участников, определяет входные и выходные данные, формализует бизнес-правила и критерии принятия решений.
• Прототипирование и начало внедрения: этот этап включает создание пилотных версий процессов в BPM-системах. Создаются модели процессов, настраиваются пользовательские формы, определяются роли участников и правила маршрутизации задач.
• Интеграция с другими сервисами: обеспечивает связывание BPM-платформы с существующими корпоративными системами. Настраиваются коннекторы к базам данных, ERP и CRM-системам, сервисам электронной почты и другим приложениям.
• Тестирование и отладка: предполагает всестороннюю проверку функционирования процессов в различных сценариях. Проводится нагрузочное тестирование, проверка обработки исключительных ситуаций и валидация интеграционных связей.
• Ввод в промышленную эксплуатацию: происходит переход на полноценное использование системы с обучением пользователей и организацией технической поддержки.

Система автоматического управления бизнес-процессами демонстрирует максимальную эффективность в средних и крупных бизнесах с большим штатом, обширной структурой отделов и большим количеством стандартизированных бизнес-процессов.

Приведем несколько примеров процессов для автоматизации в ВРМ-системе:

• Обработка заявок в страховых компаниях: страховые компании применяют системы автоматического управления бизнес-процессами для стандартизации процедур андеррайтинга, урегулирования убытков и заключения договоров. Система автоматически классифицирует поступающие заявки по типам рисков, направляет их соответствующим специалистам, координирует проведение экспертиз и оценок, контролирует сроки принятия решений и формирует необходимую отчетность для регуляторов.
• Кредитование и выдача траншей: банковская сфера использует BPMS для автоматизации кредитных процессов, начиная от подачи заявки клиентом до финального решения о выдаче кредита. Система автоматически проверяет кредитную историю, рассчитывает скоринговые баллы, направляет документы на рассмотрение в кредитный комитет и координирует процедуры оформления договора. BPM обеспечивает выполнение регулятивных требований, также платформа контролирует соблюдение временных рамок на каждом этапе.
• Создание заказов на поставку в логистике: логистические компании используют BPM для координации сложных процессов планирования поставок — это анализ потребностей, выбор поставщиков, согласование условий, оформление документации, контроль исполнения. Система интегрируется с сервисами менеджмента склада, транспортными модулями и бухгалтерскими сервисами, обеспечивая сквозную прозрачность всей цепи поставок.

Что такое платформа BPM (BPMS)? BPM (расшифровка — Business Process Management) — процессный подход к менеджменту. На основе этого подхода работают BPM-системы — программные платформы для автоматизации и управления бизнес-процессами организации. Они позволяют создавать модели рабочих процессов, координировать выполнение задач сотрудниками и контролировать соблюдение установленных регламентов.

BPM-системы предоставляют инструменты для визуального моделирования бизнес-процессов, автоматизированного распределения задач между участниками и отслеживания выполнения в режиме реального времени. Встроенная аналитика делает возможными демонстрацию показателей эффективности работ и выявление областей для оптимизации.

Основная цель BPM-платформы — это повышение эффективности операционной деятельности через стандартизацию процессов и исключение ручных операций.