Как приоритизировать задачи?

Чтобы выйти из «вечной оперативки» и сосредоточиться на действительно важных задачах, расстановка рабочих приоритетов должна быть подчинена правилам. В статье рассказываем, что значит правильно расставить приоритеты, основываясь на популярных в бизнесе методах, и как понять, за какие дела браться сразу, а что подождет до следующего спринта.

Приоритизация — это упорядочивание задач на основе их значимости и срочности. Цель — сделать так, чтобы ограниченные ресурсы и внимание направлялись туда, где создается наибольшая ценность.

Когда сотрудники понимают, почему эта задача действительно важная, исчезают лишние переработки. Руководитель может эффективнее распределить ресурсы, делегировать задачи, разделить ответственность между сотрудниками, а команда связывает ежедневные действия с общей стратегией. О том, как в бизнесе делегируют задачи, мы пишем в статье «Эффективное делегирование».

RICE ‒ это структурная методология, помогающая выбрать, какие дела заслуживают траты времени и средств в первую очередь. Суть подхода — перевести интуитивные суждения в арифметику из четырех факторов: Reach, Impact, Confidence и Effort.

Reach отвечает на вопрос: «Сколько пользователей почувствуют результат за выбранный промежуток — неделю, месяц или квартал?» Это могут быть тысячи активных клиентов, определенное количество заказов либо сессий — главное задать конкретную единицу.

Показатель Impact — сила влияния задачи на процесс, проект или продукт. Коэффициент определяется так: 3 балла — максимальное значение, сильное влияние; 0,5 баллов — минимальное значение, едва уловимое влияние.

Третий элемент, Confidence — это уверенность в правильности оценки задачи по критериям охвата, влияния и трудозатрат. Показатель выражается в процентах либо по десятибалльной шкале. Значение 50% и ниже говорит об отсутствии твердых аналитических данных, которое может быть устранено путем внедрения сервиса сквозной аналитики.

Наконец, Effort — это трудозатраты команды, которые считают в месяцах, потраченных на выполнение задачи.

Чтобы получить итоговый результат, нужно сделать расчет по формуле: (Reach * Impact) * Confidence / Efforts

Как правильно расставить приоритеты по данной модели? В качестве примера возьмем B2B-сервис для управления задачами, где в бэклоге лежат три идеи: интеграция с корпоративным мессенджером, разработка функции напоминаний о просроченных задачах по e-mail и внедрение аналитики загрузки команды.

На первом шаге оцениваем Reach (охват) за квартал:

• интеграция с мессенджером коснется 8 000 команд сотрудников;
• напоминания — всех 20 000 пользователей;
• аналитика — лишь 2 500 менеджеров.

На втором шаге измеряем Impact (влияние), используем шкалу от 0,5 до 3:

• интеграция с мессенджером: 2 (заметно ускорит обмен сообщениями);
• напоминания: 1 (умеренно уменьшит просрочки);
• аналитика: 3 (радикально улучшит управленческие решения).

На третьем шаге измеряем Confidence (уверенность):

• интеграция с мессенджером: 80% (есть данные по запросам в саппорт);
• напоминания: 90% (есть A/B-тест прототипа);
• аналитика: 60% (есть опросы, но без цифр по вовлечению).

На четвертом шаге измеряем Effort (трудозатраты) в неделях:

• интеграция с мессенджером: 6 недель;
• напоминания: 3 недели;
• аналитика: 10 недель.

Далее делаем расчеты по вышеприведенной формуле:

• интеграция с мессенджером: (8 000 × 2 × 0,8) ÷ 6 ≈ 2 133;
• напоминания: (20 000 × 1 × 0,9) ÷ 3 ≈ 6 000;
• аналитика: (2 500 × 3 × 0,6) ÷ 10 = 450.

Мы видим, что значит верно расставлять приоритеты по формуле. Расчеты показывают: разработка напоминаний дает наибольшую ценность при минимальных усилиях, поэтому она в приоритете. Интеграция с мессенджером идет второй, а приоритет аналитики будет наименьшим — ее логично перенести в следующий квартал или уточнить гипотезы, чтобы поднять Confidence либо снизить Effort. Интеграция системы омниканальных коммуникаций с сайтом является примером задачи, которая требует минимальных усилий со стороны заказчика, при этом дает хороший эффект в части улучшения клиентского опыта.

Несколько дополнительных рекомендаций по применению RICE:

• Проводите пересмотр оценки всех четырех показателей для тех функций, по которым поступают свежие данные. Благодаря этому показатели будут опираться на актуальную информацию и пользовательские исследования.
• Применяйте данный метод в связке с другими инструментами приоритизации, например, MoSCoW или Kano. Это нужно для экономии времени и использования метода в отношении только тех функций, которые попадают в категорию Must по MoSCoW.
• Постоянно пересматривайте оценки, когда планируете спринты и итерации. Так вы сможете подстроиться под меняющиеся приоритеты и обновленную информацию.
• Проведите обучение всей команды методологии, чтобы коллеги одинаково понимали ее суть и могли улучшать качество оценок.

Сервисы, о которых мы говорили:

ICE — это модель управления приоритетами, в части показателей совпадающая с описанной выше, но имеющая свои особенности. В аббревиатуре ICE зашифрованы критерии Impact, Confidence и Ease.

Команда, которой нужно расставить приоритеты, собирает список задач, и каждая задача получает три оценки по шкале от 1 до 10, определяющие, насколько она важная и трудозатратная:

• Impact — это сила влияния на процесс или проект.
• Confidence — это уверенность в гипотезе.
• Ease — это легкость реализации.

Расчет результата заключается в перемножении всех показателей: Impact * Confidence * Ease.

Как расставлять приоритеты по модели ICE, покажем на примере. Допустим, вы развиваете мобильное финтех-приложение, и на спринт есть три задачи: умная подсказка при первом пополнении счета, микро-реферальная программа «Пригласи друга — получи кешбэк» и автоматический отчет о тратах.

Impact может быть следующим:

• Задача «Умная подсказка» получит показатель 6, так как по прогнозу поднимет долю успешного первого пополнения на 5 п.п.
• У микро-реферальной программы будет 9 баллов — прогнозируется, что каждая новая подписка будет приносить 1200 руб.
• У отчета о тратах будет 7 баллов — персональные инсайты исторически повышают удержание.

Confidence может быть следующим:

• Умная подсказка по этой шкале получит 8 баллов — есть результаты UX-тестов и бенчмарки конкурентов.
• Микро-реферальная программа получит 5 баллов — реферальные механики в данном сегменте работают не всегда.
• Отчет о тратах получит 4 балла — точность под вопросом.

Наконец, показатель Ease может быть таким:

• Умная подсказка получит 9 баллов, так как задача несложная.
• Микро-реферальная программа получит 6 баллов — потребуются бэк-логика, экраны, юридическое ревью.
• Отчет о тратах получит 3 балла — нужна 3-недельная доработка.

Далее выполняем расчет ICE по обозначенной формуле для всех трех задач:

• умная подсказка: 6 × 8 × 9 = 432;
• микро-реферальная программа: 9 × 5 × 6 = 270;
• отчет о тратах: 7 × 4 × 3 = 84.

Результат: первая идея (умная подсказка) выигрывает благодаря легкости реализации и высокой уверенности, поэтому у нее наивысший приоритет, и она может быть назначена в текущий спринт. Реферальная программа по приоритетам идет второй — ее стоит подготовить параллельно, собрав больше данных для поднятия Confidence. Отчет о тратах имеет наименьший приоритет, поэтому откладывается: пока ресурс разработки лучше инвестировать в более надежные эксперименты.

WSJF (Weighted Shortest Job First) — это способ определить приоритетность ваших задач, пришедший из бережливого производства и ставший «официальным» подходом в методологии SAFe. Определение очередности задач по WSJF строится на следующем принципе: «самые важные и простые задачи — в первую очередь».

Эта формула определения приоритетов выражается следующим образом: Cost of Delay / Job Size.

Cost of Delay (стоимость промедления) — это показатель, который складывается из нескольких факторов:

• Business Value — ценность от завершенной задачи.
• Time Criticality — срочность.
• Risk Reduction — снижение рисков после выполнения.
• Opportunity Enablement — возможности для успешной реализации.

Второй показатель Job Size — это ресурсозатратность работы: человеко-дни, story points.

Следовательно, в полном виде формула WSJF будет выглядеть так:

WSJF = Cost of Delay (Business Value + Risk Reduction или Opportunity Enablement + Time Criticality) / Job Size

Как нужно расставлять приоритеты по модели WSJF? Здесь используется система Story Points, каждой задаче в бэклоге присваивается определенная степень весомости или сложности. Для присвоения Story Points используется последовательность чисел Фибоначчи, где каждое последующее число в ряде получается путем сложения двух предшествующих.

Модель WSJF отличается от двух других тем, что при ее использовании оцениваются все будущие задачи единовременно. Наименее приоритетная задача получает балл «1». В итоге получается матрица приоритизации — диаграмма приоритетов, в которой максимальное значение соответствует степени важности задачи.

С помощью WSJF большая работа разделяется на небольшие этапы. Благодаря этому становится проще выполнять задания и растет эффективность командной работы. Если в компании разрабатывают ПО, лучше разбить его на задачи, соответствующие разным модулям или функциям.

Чаще всего модель WSJF используют:

• когда нужно обозначить приоритетность дел, входящих в один проект;
• когда требуется назначить приоритеты для разных эпиков в agile-методике;
• чтобы правильно управлять продуктовой линейкой в целях выявления наиболее важных проектов или задач.

Эти методы заметно отличаются друг от друга. У каждой модели есть свои достоинства и недостатки, различается и степень объективности. К примеру, влияние мнений участников наиболее выражено в модели ICE, в то время как метод WSJF демонстрирует минимальную зависимость от субъективных оценок.

RICE-методология подходит для следующих случаев:

• Есть большой объем данных, и есть возможности для их сбора, систематизации и анализа.
• Требуется беспристрастность; компания уже накопила знания о клиентах и рабочих процессах, команда сформирована и имеет понимание о продукте.

Модель ICE оптимально выбрать, когда:

• нужно быстро оценить, насколько важная задача;
• нет точной информации о критериях, пользователе, продукции, бизнесе, поэтому ICE подходит стартапам.

Модель WSJF применяют в следующих случаях:

• есть данные о необходимых показателях компании;
• есть время на расчеты;
• важна максимальная объективность.

Расстановка приоритетов в задачах по степени ценности и срочности нужна, чтобы сотрудники эффективно выполняли задачи, имеющие наибольшую ценность.

В бизнес-практике часто используют три способа классификации задач: RICE, ICE и WSJF, каждая учитывает разные параметры.

Модель RICE подходит, когда есть много данных и требуется объективная оценка. ICE подходит, когда требуется оценить быстро, хотя данных немного. Модель WSJF подходит, когда нужно провести объективный анализ, и вы располагаете данными и временем.