Как архивировать записи звонков?

Архивировать записи звонков удобно через инструменты корпоративной телефонии или отдельное хранилище, если необходимо сохранять разговоры для обучения сотрудников, контроля качества обслуживания и разбора спорных ситуаций. При организации архива важно учитывать объем аудиофайлов, срок хранения, доступ сотрудников и возможность быстро найти нужный разговор. Конкретные способы архивирования зависят от используемой АТС и доступных функций.

Как организовать архив записей

Если компания использует виртуальную АТС, сначала проверьте, как в сервисе устроено хранение аудиофайлов и предусмотрена ли выгрузка записей. Если встроенных возможностей недостаточно, можно организовать дополнительное корпоративное хранилище, куда уполномоченные сотрудники будут переносить необходимые файлы в соответствии с внутренними правилами.

Чтобы упростить поиск, используйте понятную структуру архива. Группируйте записи по периодам, подразделениям или другим рабочим признакам, если это допускает используемая система. Для каждой записи полезно сохранять связанные сведения о вызове: дату, время, номер клиента и ответственного сотрудника.

Как обеспечить сохранность файлов

• Проверьте, какой срок хранения действует в телефонии и предусмотрено ли автоматическое удаление старых записей.

• Используйте резервное копирование, если оно поддерживается выбранным хранилищем, и периодически проверяйте восстановление файлов.

• Ограничьте доступ к архиву сотрудниками, которым записи нужны для выполнения рабочих задач.

• Определите порядок удаления файлов, срок хранения которых закончился или которые больше не нужны для заявленных целей.

Как связать архив с CRM

При использовании интеграции с CRM в карточке клиента может отображаться ссылка на запись разговора. Однако аудиофайл при этом может оставаться в телефонии, поэтому важно понимать, где хранится оригинал и как долго ссылка будет работать. Перед настройкой архива уточните возможности обеих систем.

Записи могут содержать персональные данные и конфиденциальную информацию. Поэтому при архивировании необходимо соблюдать применимые требования законодательства, внутренние правила доступа и установленные сроки хранения. Для начала определите, какие разговоры действительно требуется сохранять, кто отвечает за архив и каким образом сотрудники смогут находить нужные файлы.