Срок хранения записей звонков зависит от используемой телефонии, условий обслуживания, доступного хранилища и настроек компании. Универсального срока для всех сервисов нет: в одних системах аудиофайлы доступны в течение установленного периода, в других условия могут зависеть от тарифа или выбранной конфигурации. Точный срок следует проверять в документации провайдера или в административном кабинете АТС.
От чего зависит срок хранения
Если организация использует виртуальную АТС, выясните, какие ограничения предусмотрены для архива разговоров. Важно учитывать не только срок доступности записи, но и общий объем хранилища, правила автоматического удаления и возможность выгрузки аудиофайлов до окончания установленного периода.
Интеграция с CRM не обязательно продлевает срок хранения аудио. В карточке клиента может оставаться история звонка или ссылка на запись, которая уже удалена из хранилища телефонии. Поэтому отдельно проверяйте срок хранения самого файла и срок сохранения информации о вызове в CRM.
Как не потерять важные записи
Чтобы разговоры оставались доступными в течение необходимого периода, заранее определите правила хранения и ответственных за архив. Если записи нужны для обучения сотрудников, разбора обращений или подтверждения договоренностей, предусмотрите своевременную выгрузку файлов, когда это разрешено возможностями сервиса и внутренними правилами компании.
Уточните у провайдера срок хранения аудиофайлов и условия автоматического удаления.
Проверьте, можно ли выгружать записи и в каком формате они доступны.
Определите, какие разговоры действительно нужно сохранять дольше обычного периода.
Периодически проверяйте доступность архива и права пользователей, которым требуется прослушивание.
Какие правила стоит установить
Продолжительность хранения должна соответствовать задачам бизнеса и применимым требованиям законодательства. Не стоит бессрочно хранить все разговоры без понятной цели: записи могут содержать персональные данные и конфиденциальные сведения. Ограничьте доступ, определите порядок удаления и предусмотрите информирование собеседников в случаях, когда это требуется.
Если конкретный срок не указан в настройках, обратитесь в поддержку используемой телефонии и уточните условия для вашего аккаунта. Это надежнее, чем ориентироваться на общие рекомендации, поскольку сроки и функции могут различаться даже у разных конфигураций одного сервиса.
Наши преимущества
Поможем привлечь новых клиентов
Решаем задачи отделов продаж и поддержки в CRM
Тарифы Виртуальной АТС: ежемесячная абонентская плата
