Как направлять звонки нужному отделу?

Чтобы направлять входящие звонки в нужный отдел, настройте правила обработки вызовов в виртуальной АТС. Сначала определите, какие подразделения принимают обращения, и укажите, куда должен поступать звонок на каждом этапе. Например, новые заявки можно направлять в продажи, вопросы по действующим услугам — в поддержку, а финансовые обращения — в бухгалтерию.

Как настроить перевод звонка в отдел

Если компания использует один общий номер, добавьте голосовое меню и назначьте клавиши для выбора отдела. Запишите короткое приветствие, перечислите основные варианты и укажите соответствующие действия: после нажатия нужной цифры система должна направлять вызов в выбранную группу. Не перегружайте меню большим количеством пунктов — клиенту должно быть легко найти нужное направление.

Если у подразделений отдельные телефонные номера, свяжите каждый номер со своей группой сотрудников. Проверьте, что звонки на номер продаж не попадают в поддержку, а обращения в сервис не перенаправляются случайно в другой отдел. Для каждого маршрута укажите порядок обзвона и время ожидания.

Настройте обработку звонков без ответа

• Укажите, сколько секунд вызов должен ожидать ответа сотрудников.
• Настройте перевод в резервную группу, если основная команда занята или не отвечает.
• Добавьте сообщение о графике работы и альтернативный сценарий для звонков после закрытия офиса.
• Проверьте, куда направляются вызовы, если клиент не выбирает пункт меню или вводит неверную клавишу.

Перед запуском позвоните на каждый номер и пройдите все пункты меню. Проверьте занятость сотрудников, отсутствие ответа и работу в нерабочее время. Если телефония интегрирована с CRM, убедитесь, что информация о звонке передаётся в нужный отдел и не теряется при переводе. После запуска регулярно просматривайте пропущенные вызовы: если клиенты часто не дозваниваются в определённую группу, измените порядок обзвона или добавьте резервного сотрудника.