Хранить записи звонков нужно столько времени, сколько требуется для конкретной задачи и установленных компанией правил. Единого универсального срока для всех телефонных разговоров нет. Для разных подразделений период хранения может отличаться в зависимости от назначения записей.
Например, разговоры службы поддержки могут требоваться для разбора обращений, а записи отдела продаж для анализа работы менеджеров. При этом хранить архив без определенной цели длительное время нецелесообразно. Период хранения следует заранее закрепить во внутренних правилах.
Как определить срок хранения
- определить назначение записей
- выяснить требования к соответствующему процессу
- установить период хранения для подразделения
- определить порядок удаления старых записей
- ограничить доступ к архиву
- проверить соблюдение установленного порядка
Технически работу с записями можно организовать через виртуальную АТС. Если разговор связан с клиентской карточкой, данные можно передавать в CRM через интеграции.
Почему срок лучше разделять
В компании с несколькими подразделениями не обязательно использовать одинаковый период для всех записей. Разделение по типам звонков помогает управлять архивом и не хранить данные дольше установленного срока.
При разработке правил также стоит определить, кто отвечает за архив и каким сотрудникам разрешен доступ. Это делает работу с записями более предсказуемой и упрощает контроль.
Наши преимущества
Поможем привлечь новых клиентов
Решаем задачи отделов продаж и поддержки в CRM
Тарифы Виртуальной АТС: ежемесячная абонентская плата
