Организовать архив записей разговоров можно в единой системе хранения, связанной с виртуальной АТС. Все записи поступают в общий архив, но доступ к ним распределяется по сотрудникам и подразделениям. Для поиска используются параметры звонка, например номер, дата или сотрудник.
До запуска архива стоит определить его структуру. Если все файлы сохраняются без группировки, поиск нужного разговора со временем становится сложным. Поэтому номера и сотрудники должны иметь понятную привязку к подразделениям.
Что должно быть в архиве
- дата и время разговора
- номер клиента и корпоративный номер
- сотрудник или группа
- направление звонка
- ссылка или доступ к записи
Запись можно организовать в виртуальной АТС, а связь с клиентскими карточками настроить через интеграции. Это помогает искать разговор не только по телефонным данным, но и по информации о клиенте.
Как поддерживать порядок
Для каждого подразделения стоит установить одинаковые принципы именования и хранения данных. Старые записи необходимо обрабатывать в соответствии с установленными сроками хранения. Доступ к архиву следует предоставлять только тем сотрудникам, которым он нужен для работы.
Если количество разговоров растет, особенно полезно использовать фильтрацию по нескольким параметрам. Тогда руководитель сможет быстро перейти от общего архива к конкретной записи.
Наши преимущества
Поможем привлечь новых клиентов
Решаем задачи отделов продаж и поддержки в CRM
Тарифы Виртуальной АТС: ежемесячная абонентская плата
