Централизованный архив упрощает поиск и контроль доступа. Запись должна быть связана с историей вызова, чтобы по сотруднику, дате или другим параметрам можно было найти соответствующий разговор.
Перед организацией хранения определяют срок, в течение которого записи действительно нужны компании. Слишком длительное хранение увеличивает объем архива и количество данных, доступ к которым необходимо контролировать.
Какие правила установить
Доступ к архиву распределяют по ролям. Руководителю может требоваться просмотр разговоров отдела, сотруднику — ограниченный доступ к своим записям, а техническому персоналу — доступ только в рамках необходимых задач.
Отдельно определяют порядок удаления записей после окончания срока хранения. Правила должны быть понятны сотрудникам и соответствовать требованиям компании к работе с клиентскими данными.
Как организовать архив
Записи можно хранить в системе корпоративной телефонии, где они связаны с историей вызовов. Это удобнее для работы руководителя, поскольку запись находится рядом с информацией о конкретном звонке.
При использовании виртуальной АТС можно организовать централизованную работу с вызовами и записями. Дополнительно проверяют резервирование, права доступа и порядок восстановления данных при технических сбоях.
Наши преимущества
Поможем привлечь новых клиентов
Решаем задачи отделов продаж и поддержки в CRM
Тарифы Виртуальной АТС: ежемесячная абонентская плата
