Как создать меню для клиентов?

Меню для клиентов помогает автоматически распределять звонки по отделам и сокращать время ожидания ответа. Вместо общего приветствия без дальнейших действий клиент получает понятные варианты выбора: связаться с продажами, уточнить статус заказа или обратиться в поддержку. Чтобы создать такое меню, подготовьте структуру вопросов, запишите аудиосообщение и настройте действия для каждой клавиши в виртуальной АТС.

Как создать меню для клиентов

Начните с анализа типовых обращений. Выберите несколько наиболее востребованных направлений и сформулируйте короткие подсказки. Например: «Для консультации по продуктам нажмите 1», «По вопросам заказа нажмите 2», «Для технической поддержки нажмите 3». Каждую клавишу свяжите с нужной группой сотрудников или следующим уровнем меню.

Настройте обработку ситуаций, когда клиент не нажимает клавишу или вводит неверное значение. Можно повторить подсказку, предложить перейти к оператору или направить звонок в общую очередь. Укажите, что будет происходить при занятости сотрудников и после окончания рабочего дня. Если компания использует несколько подразделений с разным графиком, настройте расписание отдельно для соответствующих маршрутов.

Для создания меню и распределения входящих вызовов используйте виртуальную АТС. Если нужно связывать звонки с клиентскими карточками и передавать информацию ответственным сотрудникам, проверьте возможности интеграции телефонии с CRM.

Проверьте удобство меню

• Прослушайте приветствие и убедитесь, что инструкции понятны с первого раза.
• Проверьте каждый пункт меню тестовым звонком и убедитесь в правильности перевода.
• Настройте повтор подсказки и запасной маршрут при отсутствии выбора.
• Проверьте работу меню в выходные и после окончания рабочего дня.

Не добавляйте пункты, которыми клиенты почти не пользуются, и не перечисляйте слишком много вариантов подряд. После запуска анализируйте обращения и меняйте структуру меню, если клиенты часто ошибаются при выборе или долго ищут нужный отдел.