Удаленное управление командой: как ставить задачи и контролировать работу сотрудников

В условиях удаленной работы задача эффективного управления командой становится одним из ключевых элементов успешного ведения бизнеса. Удаленная работа требует умения не только правильно ставить задачи, но и грамотно контролировать их выполнение. Как этого добиться, рассказывает Вера Столбова, руководитель международного агентства недвижимости Lemandom.

Эффективное управление удаленной командой строится на четырех основах: планирование, организация, мотивация и контроль. Каждый из этих аспектов играет свою роль, но именно контроль — основополагающий элемент для успешного функционирования команды. Контроль нельзя полностью делегировать — он остается в зоне ответственности руководителя. Даже если у вас есть помощники, важно, чтобы вы лично участвовали в контроле ключевых процессов. Опыт и знание специфики работы своей команды дают руководителю возможность своевременно реагировать на проблемы и корректировать действия.

Чтобы контроль был эффективным, его нужно заранее систематизировать:

• Разработайте регламенты: все документы храните в облаке, чтобы у всех сотрудников был быстрый доступ.
• Внедрите электронные системы: современные инструменты позволяют отслеживать выполнение задач, взаимодействие между сотрудниками и клиентами.
• Определите задачи и способы их выполнения: каждая задача должна быть четко описана, с указанием сроков и критериев выполнения.

Когда речь идет об удаленной работе, уважение ко времени становится еще важнее. Соблюдение сроков — залог успешного функционирования всей команды. Руководитель должен четко контролировать сроки выполнения задач, а сотрудники — придерживаться установленных рамок. Важно, чтобы инструменты, которые вы используете, были действительно полезны, а не превращались в имитацию деятельности.

Синхронизированные календари

С ними руководитель и сотрудники могут отслеживать график и вовремя вносить изменения. Например, Google Календарь или Microsoft Outlook дают возможность не только планировать встречи и задачи, но и быстро корректировать планы.

CRM-системы

Это не просто инструмент для отдела продаж. С их помощью можно отслеживать сделки, вести коммуникацию и синхронизировать работу с другими отделами, включая маркетинг и HR. Например, такие системы, как Битрикс24 или amoCRM, позволяют автоматически отслеживать прогресс задач, контролировать загрузку сотрудников и фиксировать результаты их работы.

Мессенджеры

Для оперативной коммуникации можно использовать такие приложения, как Slack или Telegram. Но соблюдайте границы: рабочие вопросы должны обсуждаться только в рабочих чатах.

Облачные хранилища

Все важные документы, стандарты и скрипты должны быть доступны сотрудникам через облако (например, Google Drive, Dropbox). Так можно быстро получать доступ к нужной информации, также это минимизирует риски потери данных.

Если ваши удаленные сотрудники напрямую общаются с клиентами, контролировать качество этих коммуникаций можно с помощью виртуальной АТС.

Для успешного управления компанией и ее сотрудниками нужно правильно настроить системы контроля и коммуникации в разных отделах:

• Отдел продаж: CRM — базовый инструмент для управления взаимоотношениями с клиентами, отслеживания сделок и коммуникаций.
• HR: CRM может применяться для управления персоналом, отслеживания задач и общения с сотрудниками.
• Маркетинг: CRM необходима для планирования бюджета, отслеживания результатов рекламных кампаний и взаимодействия с отделом продаж.
• Юридический отдел: CRM помогает организовать работу юристов, отслеживать сроки выполнения задач и контролировать их соответствие правилам.
• Бухгалтерия: системы учета и отчетности, такие как ЭДО, СБИС и 1С, облегчают работу бухгалтерии.

При наличии интеграции CRM с телефонией можно добиться максимальной автоматизации удаленного отдела продаж.

Построение эффективной системы контроля и управления удаленной командой требует усилий, но эти усилия окупаются повышением продуктивности и снижением рисков. Применение тайм-менеджмента, использование CRM и электронных инструментов позволяют выстроить прозрачную и эффективную систему взаимодействия в удаленном формате.