Как настроить IVR для продаж?

IVR для отдела продаж помогает распределять входящие обращения между менеджерами и быстрее соединять потенциальных покупателей с нужной командой. Клиент звонит на общий номер, прослушивает короткое приветствие и выбирает вариант, связанный с покупкой, консультацией или действующим заказом. После выбора виртуальная АТС переводит вызов в соответствующую группу сотрудников.

Как настроить IVR для продаж

Составьте меню на основе реальных причин звонков. Например, предложите выбрать консультацию по продукту, оформление заказа или вопрос по уже совершённой покупке. Для каждого пункта укажите группу менеджеров, которая должна принимать такие обращения. Если отдельные сотрудники отвечают за разные направления, назначьте соответствующие маршруты и проверьте, что все внутренние номера активны.

Настройте порядок обзвона менеджеров и время ожидания ответа. При высокой нагрузке можно направлять вызовы в очередь, а при отсутствии ответа — переводить их на резервную группу. Если продажи работают только в определённые часы, задайте расписание и подготовьте сообщение для звонков после закрытия отдела.

Если телефония связана с CRM, проверьте, можно ли фиксировать звонки в карточках клиентов и передавать информацию ответственному менеджеру. Это помогает отслеживать пропущенные обращения и не терять заявки после первого контакта. Для организации телефонной инфраструктуры подойдёт IP-телефония, а маршруты можно настроить в виртуальной АТС.

Как проверить настройки

• Позвоните на общий номер и проверьте каждый пункт меню.
• Убедитесь, что вызов поступает нужной группе менеджеров.
• Проверьте переход в резервную группу, если никто не отвечает.
• Протестируйте расписание и сценарий для пропущенных звонков.

После запуска анализируйте количество принятых и пропущенных вызовов. Если клиенты часто выбирают неправильный пункт или долго ждут соединения, сократите меню и измените распределение нагрузки. Пересматривайте настройки при появлении новых направлений продаж и изменении состава команды.