Как не терять звонки ночью?

Телефония после окончания рабочего дня должна продолжать корректно обрабатывать входящие звонки, даже если сотрудники уже не находятся на рабочих местах. Чтобы клиенты не сталкивались с бесконечным ожиданием, настройте отдельный сценарий для нерабочего времени в виртуальной АТС. В зависимости от возможностей системы звонок можно направлять дежурному специалисту, переводить на другой номер или обрабатывать с помощью голосового сообщения.

Какие варианты обработки выбрать

Сценарий зависит от того, насколько срочные вопросы поступают в компанию и нужно ли отвечать клиентам круглосуточно.

• Настройте голосовое сообщение с указанием времени работы и даты открытия офиса.
• Назначьте дежурного сотрудника, если необходимо принимать срочные обращения после закрытия.
• Настройте переадресацию на резервный номер, если такой вариант поддерживается провайдером.
• Предусмотрите возможность оставить голосовое сообщение или заявку, если вопрос можно решить на следующий день.
• Создайте отдельные сценарии для выходных и праздничных дней, если график компании отличается от обычного.

Как настроить телефонию после работы

Откройте раздел расписания или обработки входящих вызовов в панели управления АТС. Укажите рабочие дни, время начала и окончания смены, затем задайте действие для звонков, поступающих за пределами этого интервала. В рабочее время вызовы должны направляться сотрудникам, а после закрытия офиса — переходить на сообщение, дежурного или другой предусмотренный сценарий.

Если сотрудники работают посменно, настройте интервалы с учётом фактического графика. Проверьте часовой пояс, особенно если компания обслуживает клиентов из разных регионов. При необходимости создайте отдельные правила для филиалов и подразделений.

Как проверить настройки

Совершите тестовый звонок в рабочее время и после его окончания. Убедитесь, что система переключается между сценариями автоматически, а клиент слышит корректное сообщение. Дополнительно проверьте выходные и праздничные дни, а также ситуацию, когда дежурный сотрудник не отвечает.

Если используется интеграция телефонии с CRM, проверьте, как фиксируются обращения, поступившие после закрытия офиса. Это поможет менеджерам связаться с клиентами на следующий рабочий день. Регулярно анализируйте пропущенные звонки и корректируйте настройки, если клиенты часто обращаются в нерабочее время или не понимают, как оставить заявку.