Приём звонков ночью необходим компаниям, которые обслуживают клиентов круглосуточно, работают с другими часовыми поясами или принимают срочные обращения вне стандартного графика. Чтобы клиенты могли связаться с организацией после закрытия офиса, настройте ночной сценарий в виртуальной АТС. В зависимости от возможностей системы вызовы можно направлять дежурному сотруднику, на резервный номер или на голосовое сообщение с инструкцией для клиента.
Как организовать ночной приём звонков
Сначала определите, какие обращения требуют немедленного ответа, а какие можно обработать утром. Например, для отдела продаж может быть достаточно сообщить график работы, а для технической поддержки — организовать дежурство специалистов.
- Назначьте сотрудников, которые будут принимать звонки в ночную смену.
- Настройте расписание автоматического включения ночного режима.
- Укажите резервный маршрут на случай, если дежурный занят или не отвечает.
- Подготовьте голосовое сообщение с понятной инструкцией для клиента.
- Предусмотрите возможность оставить заявку или сообщение, если вопрос не требует немедленного решения.
Как настроить ночной режим
Откройте настройки входящих вызовов и найдите раздел рабочего времени или расписания. Укажите часы действия ночного режима, рабочие дни и часовой пояс. Затем выберите сценарий: перевод звонка на дежурного, переадресацию на другой номер или воспроизведение сообщения. Если в компании несколько филиалов, проверьте, требуется ли отдельное расписание для каждого подразделения.
При использовании внешнего номера убедитесь, что он доступен для переадресованных вызовов. Если звонки принимает дежурная группа, регулярно обновляйте список сотрудников в соответствии с графиком смен. Это поможет избежать ситуации, когда ночью вызовы направляются специалисту, который уже не работает.
Как контролировать ночные обращения
Перед запуском проверьте настройки тестовым звонком. Убедитесь, что клиент слышит правильное сообщение, вызов поступает нужному сотруднику, а при отсутствии ответа срабатывает резервный маршрут. Отдельно проверьте переход от дневного режима к ночному.
Утром анализируйте пропущенные вызовы и передавайте обращения ответственным сотрудникам. При подключённой интеграции телефонии с CRM звонки можно связывать с клиентскими карточками, если система поддерживает такую передачу данных. Статистика поможет определить, насколько востребовано ночное обслуживание и требуется ли расширять дежурную смену.
Наши преимущества
Поможем привлечь новых клиентов
Решаем задачи отделов продаж и поддержки в CRM
Тарифы Виртуальной АТС: ежемесячная абонентская плата
