Чтобы все входящие звонки обрабатывались, нужно заранее настроить маршрутизацию, очереди и резервные сценарии при отсутствии ответа. Звонок должен переходить между доступными сотрудниками по заданному правилу, а пропущенные обращения необходимо фиксировать для последующей обработки.
Что настроить в телефонии
Сначала определяют, кто отвечает за каждое направление входящих обращений. Затем создают последовательность обработки на случай, если первый сотрудник занят или не отвечает.
- Настроить распределение звонков между сотрудниками.
- Создать очередь для обращений при занятых менеджерах.
- Установить время ожидания перед переходом к следующему сотруднику.
- Предусмотреть резервный маршрут при отсутствии ответа.
- Фиксировать все пропущенные звонки.
- Контролировать последующую обработку пропущенных обращений.
Особое внимание стоит уделить периодам повышенной нагрузки. Если одновременно поступает много звонков, одного правила распределения может быть недостаточно. В этом случае нужно проверить количество сотрудников в очереди и время ожидания клиентов.
Как контролировать пропущенные звонки
В виртуальной АТС можно отслеживать входящие, принятые и пропущенные вызовы. Руководитель получает статистику по сотрудникам и периодам и может определить, где чаще возникают необработанные обращения. При использовании интеграции с CRM повторный контакт можно связывать с клиентской карточкой и контролировать дальнейшую работу.
Полностью исключить пропуски в реальной работе сложно, поэтому задача системы заключается в том, чтобы не терять информацию о таких обращениях и создавать понятный процесс их последующей обработки.
Наши преимущества
Поможем привлечь новых клиентов
Решаем задачи отделов продаж и поддержки в CRM
Тарифы Виртуальной АТС: ежемесячная абонентская плата
