Топ 5 систем учета рабочего времени: что выбрать

Системы учета рабочего времени сотрудников за компьютерами используются для эффективного контроля за временем, затраченным сотрудниками на работу. Они помогают отслеживать рабочие часы, управлять графиками, рассчитывать заработную плату, повышать производительность и обеспечивать соблюдение трудовых нормативов. Такие программы помогают компаниям улучшить управление персоналом и вывести на новый уровень общую эффективность труда.

В мире быстро меняющихся бизнес-реалий такие системы становятся неотъемлемым элементом эффективного управления персоналом. Сегодня на рынке существует множество подобных программ — как российской, так и зарубежной разработки. В этой статье мы рассмотрим несколько из них, расскажем об основных особенностях систем, выясним их плюсы и минусы и выберем лучшую.

Начнем с российской системы учета рабочего времени Kickidler — разработки компании ООО «АйТи Сервис Менеджмент». Первый релиз вышел в 2013 году. Программа работает в двух основных направлениях: автоматизация функции контроля персонала и повышение уровня информационной безопасности в организациях. С помощью Kickidler возможно отслеживать от 1 до 10 000 рабочих станций.

Какие функции у нее есть? ПО дает такие возможности:

• Получить всю информацию об активности сотрудников. В первую очередь — через визуальный мониторинг: онлайн-трансляция экранов и видеозапись экранов.
• Собирать данные в автоматическом режиме и предоставлять отчеты: по рабочему времени, по веб-страницам и приложениям, а также — табель учета рабочего времени.
• Инструменты для анализа продуктивности: отчеты об истории активности, отчет по эффективности, по динамике активности; доступен также рейтинг сотрудников.
• Инструменты самоконтроля для сотрудников: автоматические уведомления о бездействии и запуске сторонних программ, а также интерфейс самоконтроля, позволяющий сотруднику анализировать собственную продуктивность и самоорганизовываться.
• Кейлоггер — контроль переписки сотрудников, поиск по ключевым словам, прозрачность рабочих процессов.
• Дополнительная информация о программе: реестр российского ПО, возможность скрытой/открытой установки, API.

Мониторинг проектов. Инструмент выходит в самом конце 2023 года. Его основные функции — мониторинг сотрудников только в рамках их работы в конкретных проектах и над конкретными задачами, а также — брендирование интерфейса самоконтроля.

ПО также позволяет проводить оценку:

• реальной выручки и прибыли от конкретных проектов;
• уровня продуктивности каждого сотрудника при работе над задачами;
• сайтов и приложений, используемых сотрудниками в работе;
• сколько реально рабочего времени сотрудники тратят на работу в проектах;
• уровня загруженности сотрудников при назначении задач на них;
• степени сфокусированности сотрудников при работе с разными проектами и задачами одновременно;
• прогресса работы над проектом, будь то линейный проект или проект с дедлайном.

Стоимость и тарифные планы. Есть бесплатный тариф на одного пользователя. Другие варианты: «Мягкий контроль» — 110 руб. за человека; «Полный контроль» — 330 руб. за человека. Доступна опция использования без доступа в интернет — цена по запросу.

С учетом разнообразных функций, доступных в этой системе, и относительно недорогой стоимости использования, программу Kickidler можно назвать, пожалуй, оптимальным выбором как для малого, так и для крупного бизнеса.

Еще одна программа учета рабочего времени российской разработки. Помимо учета рабочего времени, система работает и как DLP (защита от утечек информации вовне). Компания работает на IT-рынке с 2009 года и является резидентом «Сколково».

Предоставляются следующие возможности:

1. Мониторинг активности за компьютером.

Сюда входят:

• Отслеживание посещенных сайтов и используемых программ.
• Фиксация вводимого текста и файловых операций.
• Контроль печати и оборудования.
• Оповещения о нарушениях.

2. Анализ эффективности и вовлеченности персонала.

Система ведет учет рабочего времени, дает сравнительные оценки и прогнозирует риски. С ее помощью можно выявить наиболее и наименее активных сотрудников и сделать их профилирование.

3. Предотвращение утечек и расследование инцидентов.

С помощью этого инструмента проводится поиск по файлам и ограничение доступа, перехват мессенджеров и почты. Доступно предотвращение попытки сделать скриншот экрана. Возможно также включить маркировку изображений при копировании данных.

• Контроль файловых операций.
• Теневое копирование файлов.
• Мониторинг мессенджеров и e-mail.
• Ограничение съемных носителей.
• Вотермарки.
• Антифото (защита от фотографирования экрана).

В конце 2023 года разработчики программы для мониторинга сотрудников выпустили обновленную версию Стахановец 10, включающую более современный и интуитивно понятный интерфейс, а также продвинутые инструменты по кадровому анализу и защите данных.

Доступны три тарифных плана: квант, про и полный контроль. Подключение этих пакетов сроком на год составит, соответственно, 2590 руб./4809 руб./3699 руб.

Подойдет также как для небольшого частного бизнеса, так и для крупных отраслевых компаний.

Американская программа для учета рабочего времени. У компании на данный момент более 9 тысяч клиентов из почти ста стран по всему миру. Осуществляет мониторинг активности сотрудников, делая скриншоты экрана с частотой обновления 1 раз в 5 секунд. Также доступны:

• Видеозапись экранов, экспорт видео.
• Автоматические уведомления о тревогах.
• Сигналы тревоги по типам скриншотов с гибкой настройкой.
• Возможность мониторить корпоративную почту сотрудников.
• Множество отчетов по рабочему времени.
• Полностью облачная версия.
• Есть приложения для iOS и Android.
• Блокировка нежелательных сайтов и приложений.

Среди интересных особенностей отметим функцию «инсайтов» — в частности, выявление сотрудников, склонных к выгоранию. Также она определяет, где сотрудники работают продуктивнее — из дома или из офиса.

К ее недостаткам можно отнести отсутствие интерфейса на русском языке. Кроме того:

• Программа не блокирует поддомены отдельно от сайтов.
• Невозможно регулировать частоту съемки скриншотов.
• Невозможность установки агента программы на Mac.
• Сложный процесс деинсталляции программы.

Есть три тарифных плана (стоимость — за одного сотрудника): бесплатный на месяц — до трех сотрудников, «самое необходимое» — 10 долларов в месяц, от 5 человек, «для профессионалов» — 17 долларов в месяц, от 5 человек. Кроме того, можно настроить систему мониторинга под вашу компанию — ценник выставляется индивидуально.

Программа подойдет для любого среднего и крупного бизнеса; в большей степени — для сферы финансовых технологий.

Система учета канадско-австралийской разработки со схожей с предыдущей функциональностью. Первый релиз вышел в 2012 году. Сейчас работают с клиентами в 31 стране.

• Мониторинг продуктивности — позволяет точно записывать, какие задачи выполняются и сколько времени на них тратится.
• Контроль активности — отслеживает активность пользователей на компьютере, включая посещенные сайты и приложения.
• Контроль проектов и задач — дает инструменты для создания и отслеживания задач, установки сроков и управления проектами.
• Генерация подробных отчетов по использованию времени и производительности сотрудников.

К преимуществам программы можно отнести способность интеграции с различными инструментами — Jira, Trello, Asana, что упрощает учет времени в рамках различных проектов. Компания также анонсировала внедрение инструментов инсайтов, как в ActivTrak.

Среди недостатков, помимо отсутствия русского языка в интерфейса — отсутствие онлайн-мониторинга и записи видео с экранов; в целом, интерфейс является довольно сложным. Кроме того, стоимость использования этого ПО относительно высокая.

Доступны три тарифных плана: «Базовый» за 5.9 долларов в месяц, «Стандартный» за 8.9, «Премиум» — за 16.7. Стоимость указана за одного сотрудника. Также есть бесплатный пробных период в течение двух недель.

ПО подойдет для компаний с большим количеством удаленных сотрудников в штате; а также для тех, кто активно работает с фрилансерами.

Еще одна американская программа для учета времени работы сотрудников. Считается лидером рынка. Компания была создана в 2012 году и на данный момент работает в 28 странах. Программа постепенно разрастается до экосистемы.

Ее основные функции схожи с предыдущими ПО:

• Отслеживание рабочего времени: регистрирует отработанное время и активность на компьютере в онлайн-режиме.
• Управление задачами и проектами: позволяет создавать задачи, устанавливать приоритеты и отслеживать прогресс в выполнении задач.
• Отчетность и аналитика: создает отчеты о затраченном времени, производительности и бюджете проектов.
• Мониторинг активности: отслеживает использование приложений, сайтов и делает скриншоты экрана.

Как и в предыдущей программе, здесь поддерживаются интеграции с популярными инструментами управления проектами и платежными системами.

К недостаткам можно отнести отсутствие функции видеозаписи экрана. Кроме того, данное ПО не работает с Linux. Интерфейс также довольно сложный и без возможности перейти на русский язык.

Стоимость и тарифные планы: «Новичок» — 4.99 долларов в месяц, «Средний уровень» — 7.50 долларов в месяц, «Командный» — 10 в месяц, «Расширенный» — 25 долларов в месяц. Стоимость за одного человека; каждый план рассчитывается исходя из минимум двух сотрудников. Также доступна 14-дневная пробная версия.

Данная программа с довольно демократичным ценником хорошо подойдет, в частности, для контроля сотрудников, работающих в удаленном формате.

Мы рассказали лишь о некоторых, наиболее популярных системах для учета рабочего времени сотрудников — как отечественных, так и зарубежных. Какие-то из них ориентированы на мониторинг большого количества сотрудников одновременно; другие лучше подойдут компаниям, работающим на удаленке.

В зависимости от структуры компании и задач, которые необходимо решить, разным организациям подойдут разные системы мониторинга действий сотрудников. Каждая из рассмотренных выше программ имеет свои плюсы и минусы. Если ориентироваться на набор предлагаемых функций и стоимость использования — нашей рекомендацией, пожалуй, станет Kickidler. Впрочем, окончательный выбор стоит делать, руководствуясь потребностями именно вашей компании.