Notion для бизнеса: обзор

Онлайн-блокнот — так называют Notion, хотя за этим скромным обозначением кроется огромный функционал с 50+ готовых шаблонов для разных задач. Он позволяет упорядочить многие бизнес-процессы, не только планирование. В статье рассказываем, что такое Notion, делаем обзор возможностей приложения и объясняем на скриншотах из интерфейса Notion, как начать им пользоваться.

Планирование — важная часть расписания деловых людей. Разработчики Notion создали многофункциональное приложение с готовыми шаблонами для организации информации и управления проектами, которое сочетает в себе возможности заметок, базы данных, задач, календаря и другие инструменты.

Одна из ключевых особенностей приложения — гибкость настройки интерфейса и возможность создания персонализированных рабочих пространств под свои потребности. Пользователи могут применять шаблоны или создавать собственные структуры. Блокнот Notion поддерживает синхронизацию данных между различными устройствами, позволяя работать над проектами как в онлайн-, так и в офлайн-режиме.

Блокнот Notion имеет репутацию популярного инструмента организации работы благодаря следующим плюсам:

• Коллаборация. Есть режим командной работы, который позволяет обмениваться заметками, документами, проектами и совместно редактировать их.
• Синхронизация и доступность. Данные синхронизируются между устройствами, что позволяет работать в любом месте и в любое время.
• Качественная визуализация. Можно сделать дашборд с любыми форматами контента.
• Многофункциональность. В одном приложении объединены функциональности заметок, базы данных, задач, календаря и других инструментов с готовыми шаблонами, что обеспечивает централизованное управление всей необходимой информацией.
• Персонализация. Notion — гибкое пространство, которое пользователи могут настроить, как угодно, создавать собственные шаблоны, удобные форматы данных и управляемые рабочие процессы.

При этом блокнот Notion имеет и несколько недостатков:

• Отсутствие русскоязычного интерфейса. Русификацию можно сделать только в Google Chrome, используя, соответственно, браузерную версию.
• Сложно использовать в начале. По причине обилия функций и настроек новым пользователям может потребоваться время, чтобы освоить все возможности.
• Отсутствие автозаполнения. Блокнот Notion не имеет опции автоматического заполнения данных или подсказок.
• Ограничения в бесплатной версии. Некоторые продвинутые инструменты, например, для командной работы, доступны только в платной версии Notion, при этом с оплатой из России могут возникнуть затруднения — наш обзор должен об этом упомянуть.

Как начать пользоваться программой Notion в бесплатной версии, расскажем в разделе с вводной инструкцией.

В приложении есть простые функции и расширенные. Начинать стоит с простых, а затем расширять набор используемых возможностей Notion под потребности — мы начнем наш обзор с базовых возможностей.

Базовые функции

Оформление информации строится на основе блоков. Блоки могут быть различных форматов: текст, задача, таблица, изображение, код, встроенные мультимедиа и многие другие. Они могут быть перемещены, скопированы, отформатированы, отредактированы и объединены ради создания разнообразных структур: от заметок и списков дел до проектов и баз данных.

Для более эффективной организации контента предусмотрена иерархическая структура страниц. Число подстраниц не ограничено, их можно перемещать между разделами и связывать друг с другом.

Можно выбирать формат страницы в соответствии с потребностями и целями работы:

• Text: для текстового формата контента;
• Number: для работы с числами;
• Select: для создания выпадающих списков;
• Multi-select: для выбора нескольких значений из списка в качестве атрибутов или меток для различных элементов;
• Status: для обозначения статуса задач, проектов или элементов («В процессе», «Завершено», «На рассмотрении» и др.)

Можно импортировать материалы из Google Drive, Evernote, Trello и других широко используемых сервисов.

Есть готовые страницы под различные задачи, а если ни одна из них не подходит, можно обратиться к галерее шаблонов.

Столь же упорядоченной должна быть и работа с клиентами. Рекомендуем омниканальные коммуникации, интегрированные с CRM и собирающие все диалоги с клиентами в одном окне. С CRM интегрируется и Notion, поэтому ваш блокнот для планирования может стать частью большой экосистемы.

База данных (БД)

Notion полезен тем, что позволяет пользователям структурировать информацию по принципу интерактивной таблицы с данными — это инструмент наподобие Excel. БД может быть создана с целью хранения различных типов информации, будь то списки задач, контактная информация, отслеживание проектов, инвентарь или любая другая структурированная информация. Одни и те же данные в рабочем пространстве можно выводить в форматах доски, галереи, календаря, списка.

Расширенные функции

Вам могут понадобиться в работе и продвинутые инструменты Notion, ниже их краткий обзор:

• Formula. Дает возможность создавать формулы для выполнения расчетов и автоматизации операций.
• Roll-Up. Функцию используют в целях агрегации данных из связанных баз, таблиц или страниц.
• Логический оператор if. Создает условия и логические связи между данными.

Notion можно использовать для различных дел в бизнесе и других сферах — перечислим, что это за задачи:

• Планирование задач. Благодаря возможности создания данных в формате списка дел, календарей, канбан-досок и т.д., а также удобных шаблонов, блокнот Notion помогает структурировать рабочие процессы и эффективно управлять временем.
• Создание википедии. Из структурированных заметок, вложенных страниц, разделов с перекрестными ссылками и медиа-контентом можно создать массив данных с оформлением удобной базы знаний.
• Учет доходов. Для ведения финансов и учета доходов разработчики предоставили возможность создания таблиц с бюджетами, формулами, графиками и отчетами.
• Ведение рабочих проектов. В рабочем пространстве можно создавать задачи, фиксировать планирование сроков и дедлайнов, работать совместно в режиме реального времени, обмениваться информацией.
• Учеба и преподавание. Есть возможность создания учебных материалов, планирования уроков, оценок, дедлайнов и обратной связи. Предусмотрены шаблоны, идеально подходящие EdTech — например, расписание курсов и список для чтения.

Про Notion важно добавить, что это сервис, открытый к интеграции со сторонними системами. В отделе продаж необходима CRM-система, с которой можно интегрировать и сервис-блокнот. Рекомендуем интегрировать CRM также с виртуальной АТС, чтобы автоматизировать продажи и сервис.

Нужно рассказать об основных настройках Notion, ниже следует инструкция, рассказывающая о первых шагах.

Перед тем, как начать пользоваться Notion, потребуется или установка приложения на компьютер / мобильное устройство (Android и iOS), или вход через веб-версию. Авторизоваться можно одним из нескольких способов: войти через учетные записи Apple или Google, а также зарегистрироваться по e-mail.

Блокнот можно использовать с двух основных типов аккаунта Notion — For myself (индивидуального) и With my team (командного). Начать тестировать сервис лучше на индивидуальном аккаунте — у него достаточно обширный функционал, в т.ч. можно подключить до 5 «гостей».

В приложении можно ввести данные о владельце аккаунта.

Вы можете добавить пользователей — чтобы отправить приглашения, необходимо ввести их email-адреса в соответствующие поля.

Блокнот содержит раздел Settings & Members («Настройки и участники»), в нем можно включить уведомления, выполнить интеграцию Notion с другими системами (My connections — «Мои подключения»).

Вы будете получать «кредиты» за определенные выполненные шаги: регистрация, авторизация на десктопной и мобильной версии, импорт из сервиса заметок Evernote.

Дать своему домену уникальное имя вы можете в настройках рабочего пространства — по умолчанию его именем будет обезличенный набор случайных символов.