Отложенная выгрузка отчетов — «Запланировать отчет»

Функциональность «Запланировать отчет» помогает регулярно получать отчетность из Личного кабинета без необходимости заходить в него и выгружать отчет вручную, а также:

• снижает нагрузку на сотрудников,
• позволяет использовать данные из выгрузки в своих бизнес-процессах,
• сокращает путь взаимодействия с Личным кабинетом,
• решает проблему с длительной загрузкой отчетов при выборе большого периода/большого количества данных в отчетах.

Доступно на всех тарифных планах как отдельная опция «Запланировать отчет». По умолчанию для app бесплатно включено 2 задачи на выгрузку. Расширение платное — настраивается в разделе «Лимиты и опции»: каждая новая задача на выгрузку + 390 руб/мес.

При подключении опции, в любом из отчетов ЕЛК появляется возможность запланировать этот конкретный отчет.

При нажатии на иконку открывается интерфейс запланированных отчетов данного типа, с возможностью настройки отложенной выгрузки.

Для одного пользователя ЛК максимально доступно 8 задач на выгрузку (отчетов) для планирования.

Технический лимит для одного app — 40 задач на выгрузку (отчетов).

Запланированный отчет будет отправлен в виде ссылки в выбранный канал отправки. Ссылка активна в течение 7 дней. По истечении этого времени, отчет невозможно будет скачать. Чтобы получить новую ссылку, отчет нужно настроить заново. Задача на выгрузку будет выключена — при входе в ЛК пользователь получит уведомление (пуш).

Выгрузка отчета формируется с параметрами, выбранными во время формирования выгрузки, то есть если запланировать отчет с одними фильтрами в 12:00, а потом изменить настроенные фильтры, добавить столбцы в таблицу, отчет будет отправлен «в последнем актуальном виде».

Выгрузка отчета формируется с параметрами, выбранными во время формирования выгрузки, то есть если запланировать отчет с одними фильтрами в 12:00, а потом изменить настроенные фильтры, добавить столбцы в таблицу, отчет будет отправлен «в последнем актуальном виде».

1. Изменить название отчета при необходимости. Это нужно для более понятной идентификации среди списка запланированных отчетов.

2. Выбрать период, за который будут содержаться данные в отчете. Если необходимо выбрать тот же период, который настроен в данный момент в отчете, нужно выбрать «свой период» и выставить тот же период, который настроен в самом отчете на момент планирования отправки.

Данные за сегодня — это данные за время до начала формирования отчета: если отчет запланирован на 12:00, данные по нему начнут формироваться в период с 08:00 до 12:00, часть данных в период с 08:00 до 12:00 может быть утеряна.

3. Задать время отправки. Можно настроить гибкую отправку отчетов: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, либо выбрать свой период.

Значение дополнительных настроек времени отправки:

• «Отправлять только в рабочие дни»: при включенном свитче Отчет будет формироваться и отправляться только в рабочие дни, соответственно производственному календарю.
• «Отправить один раз и отключить»: позволяет один раз отправить отчет (для тестирования), после чего он будет отключен вне зависимости от того, какой период выбран в настройках отложенной выгрузки.

4. Определиться с содержимым отчета (желаемое наполнение) и форматом, в котором нужно сформировать отчет.

5. Включить канал для отправки и добавить хотя бы одну почту, куда будут приходить отчеты (можно добавить несколько адресов).

6. Нажать «Сохранить» после заполнения всех пунктов.

После формирования задачи на отложенную выгрузку отчета, ее можно просмотреть:

• В списке запланированных выгрузок конкретного отчета:

Количество запланированных задач на выгрузку конкретного отчета отображается в интерфейсе просмотра отчета:

• В списке всех запланированных отчетов:

Перейти в «Запланированные отчеты» можно из окна конкретного отчета по клику на надпись «Смотреть все запланированные отчеты»:

или из меню Личного кабинета по пути «Отчеты» → "Запланированные отчеты

Список запланированных отчетов содержит краткую информацию по каждой задаче на выгрузку.

В интерфейсе раздела «Запланированные отчеты» также есть возможность планирования. Для этого нужно:

1. Нажать кнопку «Запланировать отчет»:

2. Выбрать нужный отчет в открывшемся модальном окне (среди всех отчетов, доступных пользователю, в том числе из раздела «Мои отчеты»):

3. Нажать на кнопку «Перейти к планированию»:

4. После перехода в выбранный отчет, проверить настройки вложенности отчета, при необходимости добавить/удалить столбцы и сохранить изменения.

5. Нажать «Запланировать» (если изменения на предыдущем шаге не вносились), чтобы перейти в окно запланированных отчетов данного типа. Либо нажать на соответствующую иконку планирования отчета.

6. Проверить настроенные ранее отчеты: если они не соответствую планируемой новой задаче, нажать «Запланировать отчет». Далее осуществляются все те же шаги планирования, описанные выше.

После успешного формирования отчета ссылка на его скачивание будет отправлена на указанные почты.