OkoCRM - облачная CRM-система

OkoCRM — это универсальная CRM для малого и среднего бизнеса, помогающая вести базу контактов, управлять сделками, отслеживать воронки продаж и автоматизировать рутинные задачи (звонки, чаты, задачи, уведомления).

Телефония

• синхронизация сотрудников из CRM;
• автоматическое создание контактов и/или сделок по первичным и повторным обращениям;
• передача информации в контакт и сделку о UTM-метках звонка (при их наличии у звонка, передаем инфу о UTM Source, UTM Medium, UTM Campaign, UTM Content, UTM Term);
• переадресация на персонального менеджера;
• звонок по клику из CRM (через расширение UIS);
• создание задач по потерянным звонкам;
• гибкие настройки передачи звонков в воронки (актуально для сделок).

Текстовые коммуникации

• встроенное рабочее место оператора (РМО, через расширение UIS) для переписки в онлайн-чате, мессенджерах и соцсетях;
• автоматическое создание контактов и/или сделок при поступлении чатов и заявок;
• передача информации в контакт и сделку о UTM-метках обращения (при их наличии у обращения, передаем инфу о UTM Source, UTM Medium, UTM Campaign, UTM Content, UTM Term);
• создание задач по потерянным чатам.

Сквозная аналитика

• выбор воронок продаж, из которых подтягиваем сделки;
• сумма сделок.

Далее в ЛК UIS откройте раздел Интеграции, найдите OkoCRM и кликните на нее, чтобы подключить интеграцию:

Подключение учетной записи

После подключения интеграции в ЛК UIS нажмите «Добавить учетные данные» и заполните поля:

• название — простое, понятное вам;
• API Token — токен пользователя из OkoCRM.

Токен в CRM отображается здесь: Профиль → Выбираем нужный профиль → листаем ниже чекбоксов. Все запросы к api будут иметь те же права, что имеет пользователь этого токена.

Чтобы убедиться, что все настроенно корректно, кликните на «Проверить соединение с аккаунтом CRM». В случае успеха вы увидете уведомление о том, что синхронизация прошла успешно.

Если будет отображаться ошибка — убедитесь, что авторизационные данные (ключ API) введены корректно.

Синхронизация сотрудников

Синхронизация — это автоматический импорт сотрудников из OkoCRM в UIS. Сопоставление происходит по e-mail, который указан в карточке сотрудника: e-mail в OkoCRM должен совпадать с e-mail в UIS.

Инструкция по настройке сотрудников в UIS

Выберите отдельно тех, кто будет работать с обращениями (доступен поиск по ФИО), и нажмите «Синхронизировать сотрудников», либо воспользуйтесь чекбоксом «Синхронизировать всех сотрудников»:

Так же в этом разделе отображается статус, дата и время последней синхронизации сотрудников.

Телефония

При включении интеграции с телефонией доступы следующие разделы настроек: Основное, Шаблоны, Ответственные и Мультиворонки. Разберем подробнее каждый из них.

Вкладка «Основное»

«Фильтровать звонки»: данная настройка необходима для фильтрации звонков по определенным условиям. При включении настройки станет доступно для выбора две поднастройки: «Фильтр входящих» и «Фильтр исходящих» звонков. Для каждой из них доступен одинаковый набор параметров для фильтрации:

• виртуальный номер;
• сценарии;
• сайты;
• источники;
• рекламные кампании.

Условия можно прописывать через операторы И/ИЛИ. Если фильтр настроен, то он будет помечен зеленой точкой в верхнем правом углу. Если клиент нажал на чекбокс «Фильтровать звонки», но не выбрал никакую настройку в выпадающем списке — передаем все звонки.

«Входящие звонки»: гибкая настройка создания сущностей в CRM по первичным и повторным обращениям.

Выберите, какие сущности создавать по первичным обращениям, доступны следующие варианты:

• создавать контакт;
• создавать сделку;
• создавать контакт и сделку;
• ничего не создвать.

После чего настройте ответственного сотрудника по первичным звонкам, доступны следующие варианты:

• первого разговаривающего;
• последнего разговаривающего;
• сотрудника из настроек интеграции.

Далее настройте те же параметры для повторных обращений. Укажите, нужно ли всегда создавать сделку или нет, доступны следующие варианты настройки:

• создавать сделку всегда;
• ничего не создавать.

И настройте ответственного сотрудника за повторные обращения, доступны следующие варианты:

• ответственного из карточки контакта;
• последнего разговаривающего;
• сотрудника из настроек интеграции.

Выберите настройку «Включить переадресацию на персонального менеджера», если необходима переадресация на персонального менеджера из CRM.

«Исходящие звонки»: гибкие настройки создания сущностей в CRM по первичным и повторным обращениям (аналогичные настройкам по входящим звонкам), выберите какие сущности создавать по каждому типу обращений (контакт и/или сделка), а так же ответственных сотрудников.

«Задачи»: если на звонок никто не ответит, в OkoCRM будет автоматически создана задача.

Выберите, на кого создавать задачу при потерянном входящем звонке и при неуспешном исходящем звонке, тип задачи, а так же укажите срок исполнения задачи в днях (к времени завершения звонка прибавится данное время).

Вкладка «Шаблоны»

В этом разделе вы можете настроить шаблон заголовков контактов, сделок и задач, которые будут автоматически создаваться в OkoCRM при поступлении входящих или исходящих звонков.

Если вы не создадите свои пользовательские шаблоны, то будет использоваться универсальный шаблон для каждой не заданной комбинации параметров (шаблон по умолчанию):

Для сделок:

Новая сделка по звонку с +{{contact_phone_number}} из UIS

Новая сделка по звонку на +{{contact_phone_number}} из UIS

Для контактов:

Новый контакт по звонку с +{{contact_phone_number}} из UIS

Новый контакт по звонку на +{{contact_phone_number}} из UIS

Для задач:

Новая задача по звонку с +{{contact_phone_number}} из UIS

Новая задача по звонку на +{{contact_phone_number}} из UIS

Если необходимо задать свой текст шаблона, то просто выберите в настройках направление звонка (входящий/исходящий), создаваемую сущность (контакт/сделка/задача) и впишите свой шаблон названия.

С помощью кнопки «+» вы можете добавлять в шаблон динамические параметры обращения — например, номер телефона абонента, виртуальный номер, название сценария и другие данные.

Для проверки результата используйте функцию предпросмотра, активируемую кнопкой с изображением «глаза». Она покажет, как будет выглядеть финальное название задачи с учетом выбранных параметров.

Если потребуется вернуться к исходному варианту шаблона — просто воспользуйтесь кнопкой сброса к значению по умолчанию.

Вкладка «Ответственные»

Укажите ответственного сотрудника по умолчанию по входящим и исходящим звонкам (этот сотрудник будет указан ответственным в CRM при выборе настройки «сотрудника из настроек интеграции» по создаваемым сущностям). При необходимости через кнопку «Добавить» доступна более гибкая настройка ответственных при помощи фильтров, например, можно настроить отдельного ответственного сотрудника для конкретного сайта или виртуального номера.

Вкладка «Мультиворонки»

Данная настройка необходима для того, чтобы указать, в какую воронку и этап должны создаваться сделки по обращениям из UIS. Выберите воронки по умолчанию для входящих и исходящих звонков, а так же при необходимости настройте по отдельным условиям (используя фильтры) воронку/этап для входящих звонков.

Текстовые коммуникации

При включении интеграции с текстовыми коммуникациями доступы следующие разделы настроек: Основное, Шаблоны, Ответственные и Мультиворонки. Разберем подробнее каждый из них.

Вкладка «Основное»

«Заявки»: гибкая настройка создания сущностей в CRM по первичным и повторным обращениям.

Выберите, какие сущности создавать по первичным обращениям, доступны следующие варианты:

• создавать контакт;
• создавать сделку;
• создавать контакт и сделку;
• ничего не создвать.

Далее настройте те же параметры для повторных обращений. Укажите, нужно ли всегда создавать сделку или нет, доступны следующие варианты настройки:

• создавать сделку всегда;
• ничего не создавать.

Настройте ответственного сотрудника за обращения, доступны следующие варианты:

• ответственного из карточки контакта;
• сотрудника из настроек интеграции.

«Фильтры»: данная настройка необходима для фильтрации заявок по определенным условиям. При включении настройки станет возможно фильтровать обращения по следующим параметрам:

• Сайт
• Рекламная кампания
• Источник
• Тип заявки

Условия можно прописывать через операторы И/ИЛИ. Если фильтр настроен, то он будет помечен зеленой точкой в верхнем правом углу. Если фильтр не настроен, то будут передаваться все заявки.

«Чаты»: гибкая настройка создания сущностей в CRM по первичным и повторным обращениям.

Выберите, какие сущности создавать по первичным обращениям, доступны следующие варианты:

• создавать контакт;
• создавать сделку;
• создавать контакт и сделку;
• ничего не создвать.

Далее настройте те же параметры для повторных обращений. Укажите, нужно ли всегда создавать сделку или нет, доступны следующие варианты настройки:

• создавать сделку всегда;
• ничего не создавать.

Настройте ответственного сотрудника за обращения, доступны следующие варианты:

• ответственного из карточки контакта;
• сотрудника из настроек интеграции.

Благодаря гибким настройкам передачи чатов в OkoCRM можно выбрать, на каком этапе общения в чате создавать контакт и сделку, доступны следующие варианты:

• на начало чата;
• на завершение чата;
• при простановке тега.

При выборе варианта «При простановке тега» будет доступна дополнительная настройка, в которой необходимо будет указать конкретный тег, при простановке которого будет создана сущность в CRM.

Включите чекбокс «Передавать чаты от клиентов без контактных данных», если необходимо передавать чаты от посетителей, у которых отсутствует номер телефона. При каждом новом чате с посетителем без контактных данных будет создаваться новый контакт и сделка, что может привести к дублям в OkoCRM.

«Фильтры»: данная настройка необходима для фильтрации чатов по определенным условиям. При включении настройки станет возможно фильтровать обращения по следующим параметрам:

• Сайт
• Канал
• Тег
• Рекламная кампания
• Источник

Условия можно прописывать через операторы И/ИЛИ. Если фильтр настроен, то он будет помечен зеленой точкой в верхнем правом углу. Если чекбокс «Фильтровать чаты» включен, но фильтр не настроен, то будут передаваться все чаты.

«Задачи»: если на чат никто не ответит, в OkoCRM будет автоматически создана задача.

Выберите, на кого создавать задачу при потерянном чате, категорию задачи, а так же укажите срок исполнения задачи в днях (к времени завершения чата прибавится данное время).

Вкладка «Шаблоны»

В этом разделе вы можете настроить шаблон заголовков контактов, сделок и задач, которые будут автоматически создаваться в OkoCRM при поступлении чатов и заявок.

Если вы не создадите свои пользовательские шаблоны, то будет использоваться универсальный шаблон для каждой не заданной комбинации параметров (шаблон по умолчанию):

Для сделок:

Новая сделка по чату {{visitor_id}} с канала {{chat_channel_name}}

Новая заявка с сайта под номером {{communication_id}} из UIS

Для контактов:

Новый контакт по чату {{visitor_id}} с канала {{chat_channel_name}}

Новый контакт {{visitor_phone_number}} по заявке с сайта из UIS

Для задач:

Задача по чату с посетителем {{visitor_id}} из канала {{chat_channel_name}}

Новая задача по заявке {{visitor_phone_number}} из UIS

Если необходимо задать свой текст шаблона, то просто выберите в настройках тип обращения (чат/заявка), создаваемую сущность (контакт/сделка/задача) и впишите свой шаблон названия.

С помощью кнопки «+» вы можете добавлять в шаблон динамические параметры обращения — например, номер телефона абонента, виртуальный номер, название сценария и другие данные.

Для проверки результата используйте функцию предпросмотра, активируемую кнопкой с изображением «глаза». Она покажет, как будет выглядеть финальное название задачи с учетом выбранных параметров.

Если потребуется вернуться к исходному варианту шаблона — просто воспользуйтесь кнопкой сброса к значению по умолчанию.

Вкладка «Ответственные»

Укажите ответственного сотрудника по умолчанию по чатам и заявкам (этот сотрудник будет указан ответственным в CRM при выборе настройки «сотрудника из настроек интеграции» по создаваемым сущностям). При необходимости через кнопку «Добавить» доступна более гибкая настройка ответственных при помощи фильтров, например, можно настроить отдельного ответственного сотрудника для конкретного сайта или источника.

Вкладка «Мультиворонки»

Данная настройка необходима для того, чтобы указать, в какую воронку и этап должны создаваться сделки по обращениям из UIS. Выберите воронки по умолчанию для чатов и заявок, а так же при необходимости настройте по отдельным условиям (используя фильтры) воронки/этапы для чатов и/или заявок.

Передача сделок

Выберите воронки продаж, из которых необходимо подтягивать сделки из OkoCRM в UIS, сохраните.

После подключения интеграции сделки будут попадать в Сырые данные → Сделки

Работа с фреймом РМО

Установка расширения:

1. Переходим по ссылке и устанавливаем расширение в магазине Chrome;
2. Нажимаем кнопку «Войти» и логинимся под сотрудником UIS, который будет принимать чаты и звонки.
3. После успешного входа в расширение, открывается совершенно простое меню: кнопка «Показать софтфон» (открывает окно софтфона) и «Показать чаты» (открывает окно чатов).

Чаты

Вызвать окно с чатами можно несколькими способами:

1. кликнув на кнопку Чаты UIS в боковой панели OkoCRM, вызовется общее окно РМО, в котором можно посмотреть все доступные чаты, а также написать новому клиенту;
2. включив свитч в расширении UIS.

Звонки

Как было сказано ранее, софтфон можно отображать всегда:

• активировав свитч «показать софтфон» в настройках расширения;
• кликнув в на иконку в боковом меню.

Также софтфон автоматически покажется:

• при входящем звонке;
• при звонке по клику.

В чем преимущества использования нашего расширения:

Расширение позволяет использовать все дополнительные инструменты нашего РМО, такие как:

• отложенные сообщения;
• расширенная карточка контакта с возможностью тегирования чатов;
• отправка голосовых сообщений;
• видеть аватарки клиентов при общении с ними в чатах.