Электронные письма в новой интеграции с amoCRM

Электронные письма — это модуль для обработки email-обращений, которые отслеживаются через сервисы UIS, например, с помощью имейлтрекинга. Интеграция сама создает сущности по письмам в соответствии с выставленными настройками.

Что это дает:

Централизованный учет email-обращений. Все входящие письма от клиентов не просто падают в почтовый ящик, а сразу становятся задачами и сделками в CRM, попадая в воронку продаж. Полная история переписки в CRM. Содержание писем сохраняется в карточке клиента, дополняя общую картину коммуникаций. Анализ эффективности каналов. Как и в случае с заявками, интеграция позволяет отследить маркетинговый источник, который привел к обращению по email, и оценить его результативность.

Возможности интеграции:

• просмотр истории писем в amoCRM;
• создание сущностей;
• обогащение данных (передача дополнительных полей);
• фильтрация передаваемых в amoCRM обращений;
• простановка тегов;
• работа с несколькими воронками в amoCRM;
• назначение ответственных в amoCRM.

Модуль «Электронные письма» подключается в рамках общей интеграции с amoCRM в Личном кабинете UIS. Если интеграция еще не настроена, сделайте это по инструкции: Подключение интеграции с amoCRM и синхронизация сотрудников.

После ввода учетных данных:

• В настройках интеграции включите свитч Электронные письма.
• Нажмите Сохранить.

Перед настройкой убедитесь, что:

• Синхронизированы сотрудники — как это сделать, читайте здесь.
• Выбран график работы компании — настройте его в общих настройках.
• Свитч «Электронные письма» включен в настройках интеграции.

Эта настройка нужна, если письма обрабатывает другая интеграция, а UIS используется только для обновления дополнительных полей в уже созданных сущностях.

Как это работает:

• Сущности по письмам в amoCRM не создаются.
• Обновляются только те сущности, которые создала другая интеграция.
• Доступны настройки «Фильтры» и раздел «Доп. поля».

Что можно настроить:

• «Доп. поля» — передача данных из писем без создания контактов и сделок на стороне UIS.
• «Фильтры» — регулирование, по каким письмам передавать и обновлять дополнительные поля, а по каким — нет.

Выберите способ обработки писем.

Варианты:

• Использовать функционал «Неразобранное» — сделка в «Неразобранном» создается всегда при поступлении письма.
• Создавать контакт — контакт будет создаваться, только если обращение первичное.
• Создавать сделку и контакт — сделка создается всегда, а контакт — только если обращение первичное.

Чек-бокс «Только для первичных обращений»

Первичным обращением для электронного письма считается обращение, для которого контакт не был найден в amoCRM по оставленному номеру телефона или адресу электронной почты.

Когда чек-бокс включен:

• При методе «Неразобранное» — сделка создается только если контакт не найден.
• При методе «Создавать контакт и сделку» — сделка и контакт создаются только если контакт не найден.

Когда чек-бокс выключен:

• При методе «Неразобранное» — сделка создается всегда, при каждом письме.
• При методе «Создавать контакт и сделку» — сделка создается, если нет активной, а контакт — только если не найден.

Задайте условия, если требуется фильтровать электронные письма по сайтам, источнику и другим параметрам.

При нажатии на кнопку Фильтры открывается окно с настройкой условий фильтрации.

Обязательные поля: «Параметр», «Условие», «Значение».

Условия:

• Включить — система пропускает обращения и создает сущности.
• Исключить — система не создает сущности для обращений с выбранного источника.

Доступна гибкая настройка с логическими операциями И / ИЛИ — например, исключить обращения с сайта ИЛИ с определенной темой письм

В amoCRM задачи используются для управления действиями сотрудников и контроля выполнения задач по клиентам, сделкам и другим сущностям.

Создавать задачу на

Для любого поступившего письма можно настроить автоматическое создание задач.

Варианты:

• Не создавать задачу — задача не создается.
• Ответственного из карточки контакта — задача создается, ответственным назначается сотрудник из карточки найденного контакта.
• Ответственного из настроек интеграции — задача создается, ответственным назначается сотрудник согласно настройкам во вкладке «Ответственные».

Выберите временной промежуток, который будет указан в качестве срока задачи.

При выборе «Пользовательское время» появляются поля:

• числовое значение;
• единицы измерения: часы или минуты.

Дополнительные настройки:

• Создавать задачу без учета активных — если включено, задача создается по каждому письму без проверки на наличие активной задачи. Если выключено — только если нет активных задач.
• Привязывать задачу — все создаваемые задачи привязываются к выбранной сущности: контакту или сделке.

В этом блоке настраивается автоматическое проставление тегов для новых сущностей в CRM.

В списке можно выбрать динамические параметры или создать собственный тег.

Пример:

• Стандартный тег «Рекламная кампания» → передастся название рекламной кампании.
• Пользовательский тег → передастся введенное вами название.

Позволяет настроить шаблон названия для каждого типа сущности. Если ни один шаблон не задан, используются шаблоны по умолчанию из подсказки.

При нажатии «Добавить шаблон» отображаются настройки:

• создаваемая сущность (контакт, сделка, задача);
• фильтры по условиям;
• поле для шаблона названия.

Фильтры по условиям:

• Включить — для писем, подпадающих под условия, будет выбрано название из шаблона. Остальные получат название по умолчанию.
• Исключить — для писем, подпадающих под условия, будет выбрано название по умолчанию. Остальные получат название из шаблона.

При клике на + доступен выбор переменных для использования в названии.

При клике на иконку глаза можно посмотреть, как будет выглядеть итоговый шаблон.

Задайте условия — сделки будут автоматически направляться в соответствующую воронку и на нужный этап. Если ни одно из условий не выполнено, сделка попадет в воронку и этап по умолчанию.

При клике на круглую кнопку фильтра откроются параметры и условия:

• Включить — для писем, подпадающих под условия, будет выбрана воронка и стадия из фильтра. Остальные получат воронку и стадию по умолчанию.
• Исключить — для писем, подпадающих под условия, будет выбрана воронка и стадия по умолчанию. Остальные получат воронку и стадию из фильтра.

Настройка позволяет управлять назначением ответственных сотрудников за сущности в зависимости от условий.

Ответственный по умолчанию — обязательное поле для заполнения. Применяется, если остальные настройки не подошли под условие.

При клике на круглую кнопку фильтра откроются параметры и условия:

• Включить — для писем, подпадающих под условия, будет назначен ответственный из фильтра. Остальные получат ответственного по умолчанию.
• Исключить — для писем, подпадающих под условия, будет назначен ответственный по умолчанию. Остальные получат ответственного из фильтра.

Передавайте параметры обращения в карточку сделки или контакта: источник, название рекламной кампании и другие. Для этого укажите названия полей из amoCRM и выберите параметры коммуникации для передачи.

Переключатель «Обновлять всегда»:

• Выключен — поля заполняются только при автоматическом создании контакта или сделки.
• Включен — данные обновляются в первом найденном контакте или сделке по каждому новому обращению.