Мегаплан 2.0: интеграция в новом ЛК UIS

Мегаплан — СРМ-система, созданная в первую очередь для управления проектами и обеспечения контроля над сотрудниками.

Инструментарий направлен на организацию труда, оптимизацию рутинных обязанностей и автоматизацию бизнес-процессов.

Телефония

• всплывающая карточка контакта при звонке сотруднику;
• прослушивание записанных разговоров прямо в личном кабинете Мегаплан;
• сохранение всей истории коммуникаций с клиентом в его карточке;
• автоматическое соединение клиента с его персональным менеджером;
• исходящий звонок по клику или звонок из виджета;
• автоматическое создание контакта при любом звонке;
• создание задачи на потерянные входящие и неуспешные исходящие звонки;
• возможность создавать коммуникации по выбранным типам звонков;
• синхронизация с режимом «не беспокоить» веб-телефона Мегаплан;
• переадресация на ответственного из CRM, при настройки соответственного сценария в ЛК.

Текстовые коммуникации

• возможность гибкой настройки создания контактов, дел, процессов по обращениям;
• передача текста заявок или переписки в контакт;
• встройка нашего виджета РМО в кабинет Мегаплан при подключении соответствующего расширения.

Данные, получаемые по сделкам

• сделки: сумма сделки, валюту, товары/услуги и тд;
• воронка продаж и ее этапы;
• контакты;
• ответственный менеджер.

Далее откройте раздел Интеграции → CRM и подключите Мегаплан:

Для авторизации в Мегаплан необходимо в ЛК UIS:

1. нажать на «Авторизация» в разделе «Учетные данные»;
2. если ранее добавляли учетные данные Megaplan, то выбрать их из списка, если нет, то нажать Добавить учетные данные;
3. заполнить значения:
   • название;
   • логин (username) и пароль(password) от Megaplan;
   • домен Megaplan в формате https://mp123456.megaplan.ru , где часть ’mp123456′ будет у каждого клиента уникальной;
   • сохраните изменения.

Чтобы убедиться, что все настроенно корректно, кликните на Проверить соединение с аккаунтом CRM. В случае успеха вы увидете уведомление о том, что синхронизация прошла успешно. Если будет отображаться ошибка — убедитесь, что авторизационные данные введены корректно.

Данная настройка позволяет импортировать выбранных сотрудников из Мегаплан в UIS. Связь сотрудника в UIS с сотрудником из Мегаплан происходит по e-mail.

Выберите отдельно тех, кто будет работать с обращениями (доступен поиск по ФИО), и нажмите Синхронизировать сотрудников, либо воспользуйтесь чекбоксом Синхронизировать всех сотрудников:

Так же в этом разделе отображается статус, дата и время последней синхронизации сотрудников.

При включении интеграции с телефонией доступы следующие разделы настроек: Основное, Шаблоны, Ответственные и Дополнительные поля.

Разберем подробнее каждый из них.

Вкладка «Основное»

Настройки телефонии из Мегаплан

Для корректной работы интеграции нам необходимо предварительно синхронизировать настройки телефонии из Мегаплана. В Мегаплан заполните настройку телефонии:

1. Подключите приложение «UIS телефония и чаты», для этого выполните следующие шаги:

• под пользователем, который входит в группу «Директора» или «Админы», зайдите в личный кабинет Мегаплан;
• в настройках выберите раздел «Маркет приложений» → «Магазин интеграций» → «Телефония», найдите приложение «UIS телефония и чаты» и установите его;
• после установки необходимо авторизоваться в личном кабинете UIS под администратором.
• далее вас переадресует на маркетплейс UIS.

2. В Мегаплан необходимо указать для каждого пользователя Мегаплан внутренний номер виртуальной АТС UIS. Для этого подключите еще одно приложение:

• откройте интерфейс Мегаплан, перейдите в раздел «Настройки», откройте вкладку «Интеграция», в меню слева выберите пункт «Телефония»;
• установите «Подключение к телефонии по API» и затем нажмите «Настройки телефонии»;

• перейдите на вкладку на «Пользователи»;
• добавьте всех пользователей, использующих телефонию. Для каждого из них укажите внутренние номера АТС из раздела «Сотрудники».

• нажмите «Сохранить»;
• далее вернитесь в ЛК UIS, нажмите на кнопку Синхронизировать настройки и дождидесь отображения статуса синхронизации.

Обработка звонков

Включите чекбокс Включить переадресацию на персонального менеджера, если необходима переадресация на персонального менеджера из CRM.

«Фильтровать звонки»: данная настройка необходима для фильтрации звонков по определенным условиям. При включении настройки станет доступно для выбора две поднастройки: Фильтр входящих и Фильтр исходящих звонков. Для каждой из них доступен одинаковый набор параметров для фильтрации:

• Виртуальный номер
• Сценарии
• Сайты
• Источники
• Рекламные кампании

Условия можно прописывать через операторы И/ИЛИ. Если фильтр настроен, то он будет помечен зеленой точкой в верхнем правом углу. Если клиент нажал на чекбокс «Фильтровать звонки», но не выбрал никакую настройку в выпадающем списке — передаем все звонки.

Звонки по клику из CRM

«Номер для звонка по клику»: по умолчанию при исходящем звонке определяется тот номер, который закреплен за SIP-линией сотрудника. Выберите номер на случай, если у сотрудника нет SIP-линии.

«Всегда отображать номер»: включите чекбокс, если хотите показывать всегда один и тот же виртуальный номер при исходящих звонках по клику, независимо от того, какой сотрудник совершает звонок.

Клиент

Выберите ответственного, на которого необходимо создавать сущность Клиент в Мегаплан по типу звонка: отдельно для первичного входящего и отдельно для первичного исходящего. Сущность создается момент начала разговора с новым клиентом

Созданных клиентов можно найти в Мегаплан в разделе Клиенты

Дело

После завершения звонка Мегаплан будет автоматически создавать Дело в разделе Календарь → Список дел.

Выберите типы (входящие/исходящие) и статусы звонков (успешные/потерянные), по которым необходимо создавать Дела, и задайте ответственного.

Коммуникация

Данная настройка позволяет создавать коммуникации в разделе «Клиенты» — «Коммуникации» с типом «Звонок» после завершения звонка.

Выберите типы (входящие/исходящие) и статусы звонков (успешные/потерянные), по которым необходимо создавать Коммуникации в требуемом статусе. Дополнительно укажите Длительность коммуникации — укажите время в минутах, которое необходимо добавлять к времени начала коммуникации, при формировании времени окончания

Процесс

Данная настройка позволяет создавать процесс в разделе «Процессы» после завершения звонка.

При ее выборе выводятся дополнительные настройки cоздания процесса: ответственный и схема Процесса.

Вкладка «Шаблоны»

В этом разделе вы можете настроить шаблон заголовков клиентов, которые будут автоматически создаваться в Мегаплан при поступлении входящих или исходящих звонков.

С помощью кнопки «+» вы можете добавлять в шаблон динамические параметры обращения — например, номер телефона абонента, виртуальный номер, название сценария и другие данные.

Для проверки результата используйте функцию предпросмотра, активируемую кнопкой с изображением «глаза». Она покажет, как будет выглядеть финальное название задачи с учетом выбранных параметров.

Если потребуется вернуться к исходному варианту шаблона — просто воспользуйтесь кнопкой сброса к значению по умолчанию.

Вкладка «Ответственные»

Укажите ответственных сотрудников по умолчанию по создаваемым сущностям Клиент, Дело и Процесс. Так же для каждой сущности (Клиент, Дело, Процесс) доступна более гибкая настройка при помощи фильтров, например, можно настроить отдельного ответственного сотрудника для конкретного сайта.

Вкладка «Дополнительные Поля»

Данная настройка позволяет передавать дополнительные поля в сущность Клиент. При её выборе выводятся дополнительные настройки соответствия полей в Мегаплан и UIS.

Если требуется передавать значение в поля не только при первичных звонках(при создании клиента), но и при повторных, выберите настройку «Обновлять всегда».

При включении интеграции с телефонией доступы следующие разделы настроек: Основное, Шаблоны, Ответственные и Дополнительные поля.

Работа с фреймом РМО

Установка расширения

1. Переходим по ссылке и устанавливаем расширение в магазине Chrome.

2. Нажимаем кнопку «Войти» и логинимся под сотрудником UIS, который будет принимать чаты и звонки. Этот сотрудник должен быть синхронизирован с пользователем Мегаплана.

Работа с расширением

После успешного входа в расширение, открывается совершенно простое меню: кнопка «Показать софтфон» (открывает софтфон) и «Показать чаты» (открывает чаты).

Свитчи «Показать софтфон/чаты» нужно включать вручную только если вам хочется всегда отображать соответствующие окна.

В других случаях, например для звонков по клику, софтфон вызовется автоматически.

Работа с чатами

Вызвать окно с чатами можно несколькими способами:

1. Кликнув на кнопку UIS Чаты в верхней панели Мегаплана. При клике откроется общее окно РМО, в котором можно посмотреть все доступные чаты, а также написать новому клиенту

2. Чаты можно вызвать из карточки клиента.

В разделе «Контактные данные» появляется раздел «Каналы UIS» с иконками доступных каналов. По клику на нужный канал открывается чат с этим контактом в выбранном канале

Работа со звонками

Как было сказано ранее, софтфон можно отображать всегда, активировав свитч «Показать софтфон» в настройках расширения, а также Софтфон автоматически покажется:

• при входящем звонке;
• при звонке по клику, например, из карточки клиента в разделе «Контактные данные».

В чем преимущества использования нашего расширения:

1. На текущий момент это единственный доступный способ, предоставляющий возможность вести переписку напрямую из Мегаплан;
2. Расширение позволяет использовать все дополнительные инструменты нашего РМО, такие как:
   • отложенные сообщения;
   • расширенная карточка контакта с возможностью тегирования чатов;
   • отправка голосовых сообщений;
   • видеть аватарки клиентов при общении с ними в чатах.

Проблемы, с которыми вы можете столкнуться:

1. окно РМО может «поплыть», в случае использования экрана с маленьким разрешением (например, на Mac);
2. клиент может использовать браузер, отличный от Google Chrome;
3. если у клиента отсутствует подключенная опция «ОМНИ Чаты», в расширении не отобразится раздел с РМО.

Далее вернемся к настройкам текстовых коммуникаций в интеграции UIS с Мегаплан.

Вкладка «Основное»

Заявки

Активируйте настройку, если хотите, чтобы при поступлении заявок с сайта Мегаплан автоматически создавал контакты, дела или процессы — в зависимости от настроенной логики.

Включите чекбокс «Передавать первичные обращения», если при поступлении новой заявки нужно создавать сущность в Мегаплан. После активации данного чекбокса станут доступны дополнительные настройки: чекбокс «Создавать клиента для первичных обращений», а так же варианты, что именно создавать (Дело, Процесс) и на какого сотрудника.

При включении чекбокса «Передавать повторные обращения» будут создаваться сущности в Мегаплан и по повторным обращениям. После активации данного чекбокса станут доступны дополнительные настройки: что именно создавать (Дело, Процесс) и на какого сотрудника. Дополнительно укажите, на каком этапе нужно создавать сущность:

• на начало чата;
• на завершение чата;
• при простановке тега.

При выборе варианта «при простановке тега» появится дополнительная настройка, в которой необходимо указать конкретный тег, при простановке которого будет создана сущность в Мегаплан.

«Условия фильтрации»: данная настройка необходима для фильтрации заявок по определенным условиям. По клику доступны следующие параметры для фильтрации:

• сайт;
• рекламная кампания;
• источник;
• тип заявки.

Условия можно прописывать через операторы И/ИЛИ. Если фильтр настроен, то он будет помечен зеленой точкой в верхнем правом углу.

Чаты

Активируйте настройку, если хотите, чтобы при поступлении чатов Мегаплан автоматически создавал контакты, дела или процессы — в зависимости от настроенной логики. Настройки передачи чатов в Мегаплан во многом аналогичны настройкам передачи заявок: включите чекбокс «Передавать первичные обращения», если при поступлении нового чата нужно создавать сущность в Мегаплан. После активации данного чекбокса станет доступна дополнительная настройка: чекбокс «Создавать клиента», а так же варианты, что именно создавать (Дело, Процесс) и на какого сотрудника

При включении чекбокса «Передавать повторные обращения» будут создаваться сущности в Мегаплан и по повторным обращениям. После активации данного чекбокса станут доступны дополнительные настройки: что именно создавать (Дело, Процесс) и на какого сотрудника.

«Условия фильтрации»: данная настройка необходима для фильтрации чатов по определенным условиям. По клику доступны следующие параметры для фильтрации:

• сайт;
• рекламная кампания;
• источник;
• канал;
• тег.

Условия можно прописывать через операторы И/ИЛИ. Если фильтр настроен, то он будет помечен зеленой точкой в верхнем правом углу.

«Передавать чаты без контактных данных»: при активации данного параметра в Мегаплан будут передаваться чаты от посетителей, у которых отсутствует номер телефона. При каждом новом чате с посетителем без контактных данных будет создаваться новый контакт и процесс, что может привести к дублям в Мегаплан.

Вкладка «Шаблоны»

В этом разделе вы можете настроить шаблон заголовков клиентов, которые будут автоматически создаваться в Мегаплан по новым чатам и заявкам.

С помощью кнопки «+» вы можете добавлять в шаблон динамические параметры обращения — например, источник, рекламную кампанию, доменное имя сайта и другие данные.

Для проверки результата используйте функцию предпросмотра, активируемую кнопкой с изображением «глаза». Она покажет, как будет выглядеть финальное название задачи с учетом выбранных параметров.

Если потребуется вернуться к исходному варианту шаблона — просто воспользуйтесь кнопкой сброса к значению по умолчанию.

Вкладка «Ответственные»

Гибкая настройка ответственных по заявкам и чатам: задайте ответственного по умолчанию, а так же по необходимости укажите ответственного сотрудника, используя дополнительные фильтры (например, можно настроить отдельного ответственного сотрудника для конкретного сайта по чатам и/или заявкам)

Вкладка «Дополнительные поля»

UIS может передавать в Мегаплан любые данные об обращениях — для этого нужно создать дополнительные поля в клиенте и настроить, какие данные в какое поле передавать. Если данные нужно передавать не только при создании контакта, но и при повторных обращениях, выберите настройку «Обновлять всегда»

В Личном кабинете UIS откройте настройки интеграции с Мегаплан и включите передачу сделок. Скопируйте значение из строки «Webhook URL» и перейдите в настройки Мегаплан

В аккаунте Мегаплан зайдите в Общие настройки → Приложения → Создать приложение. В открывшемся окне:

• задайте приложению понятное для вас название (например, «Сделки UIS»);
• перейдите во вкладку «События» и в строке «URL принимающей стороны» укажите скопированный ранее из личного кабинета UIS Webhook URL;
• в строке «Потоки событий» нужно выбрать «Сделки».

Изменения сохраняются автоматически. Если вы не видите свое созданное приложение, то просто обновите страницу в разделе «Приложения» в Мегаплан.

«Анализ воронок продаж в отчетах»: укажите воронки продаж (схемы процессов) из Мегаплан, данные по которым будут передаваться в UIS

Теперь в отчеты по аналитике UIS будут попадать данные о сделках из Мегаплан:

• количество и суммы сделок;
• валюта, товары/услуги;
• этапы воронки продаж;
• контакты, ответственный менеджер.

Для проверки корректности работы интеграции создайте тестовую сделку в Мегаплан.